Schnelleinstieg DMS

Info für Anwender Nr. 0800

Datum: 04.11.2020

Zweck der Anwendung

Zweck der Anwendung

Mit DMS werden Vorlagen und Dokumente für Standard- und Serienbriefe in Word erstellt und übersichtlich verwaltet. Außerdem können beliebige Dokumente (z.B. XLS, PDF oder BMP) in jede Mandantenakte importiert und abgelegt werden. Ebenso können Einzel- oder Serien-E-Mails erstellt werden.

Das Scannen von Dokumenten und deren Ablage beim gewünschten Mandanten ist möglich.

Über einen speziellen PDF-Drucker können beliebige Dokumente aus Fremdprogrammen über den Druckvorgang im DMS abgelegt werden.

Die Vorlagen können einen Standardtext (z.B. den Briefkopf der Kanzlei) enthalten und sogenannte Platzhalter für individuelle Daten (z.B. die Briefanschrift des Mandanten), die aus Agenda-Anwendungen gefüllt werden.

Ein neues Dokument wird im »elektronischen« Ordner des jeweiligen Mandanten im entsprechenden Register abgelegt. Die Register des »elektronischen« Mandantenordners können der Mandantenakte Ihrer Kanzlei angepasst werden.

Die vorhandenen Dokumente sind einem Bearbeiter zuordenbar und stehen diesem dann in »seinem« Postkorb zur Verfügung.

Einrichtung zum Start

Assistent für die Ersteinrichtung

Beim ersten Programmstart von DMS erscheint das Fenster »Assistent zur Ersteinrichtung«. Darüber können Sie die Dokumentvorlagen importieren und evtl. Registeranpassungen vornehmen.

Der Assistent kann auch jederzeit über »Tools - Ersteinrichtungs-Assistent« aufgerufen werden.

1. Vorlagen-Import

Es können die von Agenda gelieferten Vorlagen importiert werden. Es stehen für Betriebe und Steuerberater verschiedene Vorlagen zur Verfügung.

Über die Schaltfläche <Starten> kann der Import gestartet werden.

Auch bereits vorhandene eigene Vorlagen können importiert werden.

2. Registerverwaltung

Es stehen automatisch eine Reihe von Registern zur Ablage der Dokumente zur Verfügung. Es können jederzeit aber auch eigene Registernamen angelegt werden.

Stammdaten einrichten

Vorlagenverwaltung

Vorlagen werden im Hauptmenü unter <Vorlagenverwaltung...> erstellt bzw. bearbeitet.

Über den Assistent zur Ersteinrichtung können die gewünschten Mustervorlagen von Agenda importiert werden.

Mit dem Symbol SANSICHT kann eine Vorlagenvorschau eingeschaltet werden.

1. Muster-Vorlagen bearbeiten
  • Doppelklick auf eine importierte Vorlage (oder wegweiser_klein »Datei | Öffnen«)
  • Vorlage wird in Microsoft Word geöffnet (gleichzeitig wird die Vorlagenhilfe geöffnet)
  • Wählen Sie in der Vorlagenhilfe einen Platzhalter aus, wird dieser in die Vorlage an der aktuellen Stelle eingefügt.
  • wegweiser_klein »Datei | Speichern«
    Die Korrekturen werden in der Vorlage gespeichert; Microsoft Word kann dann wieder geschlossen werden.
  • Hinweis
    Öffnen Sie nach dem Import der Vorlagen die Eigenschaften der jeweiligen Vorlage und ordnen Sie diese einem Register zu.
    Beim Erstellen eines neuen Dokuments auf Basis einer Vorlage, wird das Dokument dann auch diesem Register zugeordnet. Die Zuordnung zum Register kann aber jederzeit beim Erstellen des Dokuments noch verändert werden.
2. Eigene Vorlagen erstellen

Um eine eigene Vorlage im DMS einzubinden kann wie folgt vorgegangen werden:

  • Gestalten Sie einen Brief nach Ihren Wünschen (auch mit Kopf- und Fußtext), d. h. inkl. Briefkopf, Absenderangaben, Brieftext und Grußformel. Die mandantenbezogenen Angaben, z. B. Mandantenadresse, Mandantennummer, etc. werden dabei noch nicht angegeben.
  • Register »Agenda« oder »Add-Ins« (je nach Office-Version) wählen.
  • »Speichern unter«.
  • Abfrage von DMS mit »Vorlage« bestätigen.
  • Bezeichnung der neuen Vorlage eingeben und wählen Sie ggfs. ein gewünschtes Register.
  • Gespeichert wird über das Diskettensymbol.
  • MS-Word beenden.
  • DMS starten.
  • »Stammdaten | Vorlagenverwaltung«.
  • Neue Vorlage per Doppelklick öffnen.
  • Zusätzlich zur Vorlage erscheint automatisch die Vorlagenhilfe.
    Damit werden nun noch die Platzhalter der im Brief gewünschten Felder gesetzt (z. B. Mandantenadresse, Mandantennummer, etc.).
  • Über »Register: AGENDA | Speichern unter« kann die Vorlage gespeichert und dann für die Einzel- und Serienbrieferstellung verwendet werden.

Als Vorlagen können Word-, Excel- und PDF-Dateien gespeichert werden.

3. E-Mail-Vorlagen

Ist bei Erstellung eines neuen Dokuments der E-Mail-Versand gewünscht, muss die entsprechende Vorlage als E-Mail-Vorlage markiert sein. Dazu muss in den Vorlagen-Eigenschaften das Häkchen im Feld »E-Mail-Vorlage« gesetzt werden.

Hinweis
Werden über »Stammdaten | Vorlagenverwaltung | Transfer | Import« Vorlagen importiert, die im Dateinamen den Text »E-Mail« bzw. »Email« enthalten (Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle), bekommen diese Vorlagen in den Vorlagen-Eigenschaften im Feld »E-Mail-Vorlage« automatisch eine Markierung.

  • »Stammdaten | Vorlagenverwaltung«.
  • Klick mit der rechten Maustaste auf die Vorlage.
  • »Eigenschaften«.
  • Häkchen bei E-Mail-Vorlage setzen.
    vergrößern

Registerverwaltung

Es können beliebig viele Register mit frei wählbarer Bezeichnung angelegt, hinzugefügt, bestehende geändert, gelöscht oder die Reihenfolge verschoben werden.

Ob alle Register oder nur die jeweils den Mandanten betreffenden Register in der Dokumentenverwaltung des Mandanten angezeigt werden, kann unter »Optionen | DMS-Optionen« im Feld »Alle Register anzeigen« eingestellt werden.

Eine Erstellung von Unterregistern ist über die »Schlagwortverwaltung« möglich.

Schlagwortverwaltung

1. Agenda-Schlagwort1-4

Es werden vier Schlagwörter fest von Agenda vorgegeben. Diese Schlagwörter kann der Benutzer nicht ändern:

  • Zeitraum
  • Jahr
  • Belegnummer
  • Suchwörter

Es kann jedoch gewählt werden, ob bei diesen Schlagwörtern in den Dokument-Eigenschaften eine Eingabe erfolgen MUSS (»Mussfeld« = markiert).

2. Benutzer-Schlagwort1-6

Vom Benutzer können 6 Schlagwörter frei definiert werden.

Alle Schlagwörter stehen dann mit ihrer Bezeichnung in den Dokument-Eigenschaften zur Verfügung.

Beispiel:

Benutzer-Schlagwort1 = Aktenzeichen
Bei jedem Dokument erscheint dann in den Dokument-Eigenschaften im Schlagwort-Bereich der Text »Aktenzeichen«.

Achtung
In den Dokument-Eigenschaften sind nur bei den Schlagwörtern Eingaben möglich, die unter »Stammdaten | Dokumententypverwaltung« beim jeweiligen Dokumententyp entsprechend freigegeben (markiert) wurden.

Über die Schlagwörter besteht auch die Möglichkeit zur Nutzung von Unterregistern.

Weitere ausführliche Informationen zu den Schlagwörtern erhalten Sie in der Kapitelhilfe kapitelhilfe, Suchwort: Schlagwortverwaltung.

Dokumententypverwaltung

Jedes angelegte Dokument kann einem Dokumententyp zugeordnet werden. Die Namen der Dokumententypen sind frei wählbar.

Beispiel

Allg. Postausgang oder Allg. Posteingang oder Rechnung oder Notiz

1. Schlagwörter freigeben
  • »Stammdaten | Dokumententypverwaltung«
  • Dokumententyp öffnen (z. B. per Doppelklick)
  • Häkchen bei den gewünschten Schlagwörtern setzen

Die markierten Schlagwörter stehen dann bei der Speicherung von Dokumenten zur Verfügung, wenn der entsprechende Dokumententyp gewählt wurde.

Bitte beachten Sie hierzu die Angaben zur »Schlagwortverwaltung«.

2. Dokumententyp für neue Dokumente vorgeben

Allgemeiner Dokumententyp:

  • »Optionen | DMS-Kanzleioptionen«
  • Neuer Dokumententyp

Vorlagen-Dokumententyp:

  • »Stammdaten | Vorlagenverwaltung«
  • Vorlage öffnen
  • »Datei | Eigenschaften«
  • Dokumententyp hinterlegen
    Dieser wird für jedes Dokument, das auf Basis der Vorlage erstellt wurde, vorgeschlagen.
  • Achtung
    Der Dokumententyp einer Vorlage hat Vorrang vor dem allgemeinen Dokumententyp.

Bearbeiter

1. Bearbeiter anlegen

»ARBEITSPLATZ | Bearbeiter | Neuanlage & Bearbeiten | Schaltfläche: Bearbeiter neu«

2. Vorschlag des Bearbeiters beim Anlegen eines neuen Dokuments
  • »Optionen | DMS-Optionen«
  • Punkt »angemeldeten Benutzer vorbelegen« markieren
3. Windows-Anmeldename hinterlegen
  • »ARBEITSPLATZ | Bearbeiter | Neuanlage & Bearbeiten | Schaltfläche: Adressdaten bearbeiten«
  • Register »Zusatzangaben«
  • Klick auf die Schaltfläche <automatisch ermitteln>

Arbeitsablauf

Erstellung von Einzel- bzw. Serienbriefen

1. Auswahl der Empfänger

Einzeldokument

  • »Bearbeitung | Neues Dokument«
  • Mandant auswählen (z. B. per Doppelklick)
  • Auswahl einer Dokumentenvorlage

Serienbrief

  • »Bearbeitung | Neues Dokument«
  • mehrere Mandanten auswählen (z. B. <Strg>+Mausklick oder über die Filterfunktionen, z. B. zur Suche nach der Kennung »Rundschreiben«)
  • Klick auf das Symbol g_dok
  • Auswahl der gewünschten Vorlage

Wenn für jeden Mandanten ein Serienbrief erstellt werden soll, der auf der Auswertung »Antrag auf Sammelfristverlängerung« in der ZMIV erschienen ist, dann muss in dieser Auswertung im Druckdialog das Symbol g_dok benutzt werden.

2. Auswahl der Vorlage

Standarddatei
Standarddatei
  • Links oben werden die Adressen dargestellt.
  • Links unten kann eine Vorlage ausgewählt werden.
  • Bei eingeschalteter Vorschau SANSICHT wird der Inhalt der gewählten Vorlage rechts dargestellt.
Feld
Erläuterung

<Adressdaten bearbeiten>

Durch Klick auf die Schaltfläche <Adressdaten bearbeiten> werden die Mandanten-Adressdaten aufgerufen und können bearbeitet werden.

<Vorlage bearbeiten>

Wird eine Vorlage markiert und auf die Schaltfläche <Vorlage bearbeiten> geklickt, kann die Vorlage vor Erstellung des neuen Dokuments geöffnet, kontrolliert und ggfs. verändert werden.

<Weiter>

Über die Schaltfläche <Weiter> gelangen Sie in die Dokument-Eigenschaften zur »Verschlagwortung« des neuen Dokuments.

3. Dokument-Eigenschaften

Über die Dokument-Eigenschaften erfolgt die Verschlagwortung. D. h. es können bestimmte Angaben zu einem Dokument hinterlegt werden, damit eine entsprechende Ablage bzw. Suche nach diesem Dokument möglich ist.

Standarddatei
Standarddatei
Feld
Erläuterung

Bezeichnung

Im Feld »Bezeichnung« kann der Name des neuen Dokuments angegeben werden. Ob der Name der Vorlage als Bezeichnung für das neue Dokument verwendet werden soll, kann unter »Optionen | DMS-Optionen« vorgegeben werden.

Register

Im Feld »Register« kann festgelegt werden, in welchem Register das Dokument beim jeweiligen Mandanten abgelegt wird. Ist die gewählte Vorlage bereits einem Register zugeordnet ( »Stammdaten | Vorlagenverwaltung | Vorlage markieren | Datei | Eigenschaften«) wird dieses Register für das neue Dokument vorgeschlagen.

Dokumententyp

Der Dokumententyp für neue Dokumente wird aufgrund der Definition unter »Optionen | DMS-Kanzleioptionen« eingetragen.

Übergabe an FRISTEN

Das Dokument kann an FRISTEN übergeben werden.

Voraussetzungen

  • Programmverbindung zu FRISTEN muss aktiv sein:
    »Optionen | DMS-Kanzleioptionen«
  • Bei den einzelnen Dokumententypen muss festgelegt werden, ob jeweils eine Übergabe an FRISTEN (Postein- bzw. -ausgang) erfolgen soll:
    »Stammdaten | Dokumententypverwaltung«
  • Bei Ablage eines Dokuments wird (je nach gewähltem Dokumententyp) die Übergabe an FRISTEN vorgeschlagen.

Aktiv

Wird in der Auflistung der Dokumente der sog. Aktiv-Filter eingeschaltet, werden nur  Dokumente gefunden, bei denen das Häkchen in diesem Feld gesetzt ist.

Geschützt

Ein Dokument kann mit dem Vermerk »Geschützt« versehen werden. Beim Öffnen eines geschützten Dokuments erscheint dann ein entsprechender Hinweis:

Standarddatei
Standarddatei

Zeitraum / Jahr

Mit den Eingabefeldern »Zeitraum / Jahr« wird das Dokument einem Veranlagungszeitraum zugeordnet. Über eine Vorgabe unter »Optionen | DMS-Optionen« können diese Felder bei einem neuen Dokument auch leer vorgeschlagen werden.

Benutzer-Schlagwörter

Je nach Vorgabe unter »Stammdaten | Dokumententypen« sind die dort aktivierten Schlagwörter  in den Dokument-Eigenschaften anwählbar oder nicht.

Bearbeiter

Dem bei einem Dokument hinterlegten Bearbeiter wird das entsprechende Dokument in seinem Postkorb unter »Bearbeitung | Postkorb Bearbeiter« angezeigt. Dort kann er eine weitere Bearbeitung des Dokuments vornehmen.

Wiedervorlage am

Erfolgt im Feld »Wiedervorlage am« ein Eintrag, wird das Dokument erst im Postkorb angezeigt, wenn das entsprechende Datum erreicht ist.

Menü »Datei«
Dateieigenschaften

Die Dateieigenschaften zeigen z. B. den Ablageort des Dokuments oder dessen Erstellungsdatum an.

Dokument erstellen

Über die Schaltfläche <Dokument erstellen> wird das Dokument in MS-Word bzw. -Excel (je nach gewählter Vorlage) geöffnet und kann dort weiterbearbeitet und gedruckt werden.

Hinweis
Beim Serienbrief (mehrere Mandanten) erfolgt beim Klick auf die Schaltfläche <Dokument erstellen> der Ausdruck aller Dokumente.
Es kann im vorangegangenen Fenster, im Feld »Serienbrief NICHT drucken« ein Häkchen gesetzt, dann werden die Seriendokumente ohne Ausdruck beim jeweiligen Mandanten abgelegt.

Erstellung von Einzel- bzw. Serien-E-Mails

1. Auswahl der Empfänger

Einzel-E-Mail

  • »Bearbeitung | Neues Dokument«
  • Mandant auswählen (z. B. per Doppelklick)
  • Auswahl einer Dokumentenvorlage

Serien-E-Mail

  • »Bearbeitung | Neues Dokument«
  • mehrere Mandanten auswählen (z. B. <Strg>+Mausklick oder über die Filterfunktionen, z. B. zur Suche nach der Kennung »Rundschreiben«)
  • Klick auf das Symbol g_dok
  • Auswahl der gewünschten Vorlage
  • Hinweis
    Voraussetzung für den Versand einer E-Mail an den Mandanten ist eine hinterlegte E-Mail-Adresse in den Mandanten-Adressdaten.

2. Auswahl der Vorlage

Standarddatei
Standarddatei
  • Links oben werden die Adressen dargestellt.
  • Links unten kann eine Vorlage ausgewählt werden.
  • Bei eingeschalteter Vorschau SANSICHT wird der Inhalt der gewählten Vorlage rechts dargestellt.
Feld
Erläuterung

nur E-Mail-Vorlagen anzeigen

Für die Erstellung einer E-Mail ist es wichtig, eine entsprechende E-Mail-Vorlage zu wählen. Zur leichteren Auswahl kann das Feld »nur E-Mail-Vorlagen anzeigen« markiert werden. Es werden dann nur alle Vorlagen dargestellt, in deren Vorlagen-Eigenschaften im Feld »E-Mail-Vorlage« ein Häkchen gesetzt ist.

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<Vorlage bearbeiten>

Wird eine Vorlage im rechten Bereich markiert und auf die Schaltfläche <Vorlage bearbeiten> geklickt, kann die Vorlage vor Erstellung des neuen Dokuments geöffnet, kontrolliert und ggfs. verändert werden.

<Weiter>

Über die Schaltfläche <Weiter> gelangen Sie in die Dokument-Eigenschaften zur »Verschlagwortung« des neuen Dokuments.

3. Dokument-Eigenschaften

Über die Dokument-Eigenschaften erfolgt die Verschlagwortung. D. h. es können bestimmte Angaben zu einem Dokument hinterlegt werden, damit eine entsprechende Ablage bzw. Suche nach diesem Dokument möglich ist.

Standarddatei
Standarddatei
Feld
Erläuterung

Bezeichnung

Im Feld »Bezeichnung« kann der Name des neuen Dokuments angegeben werden. Ob der Name der Vorlage als Bezeichnung für das neue Dokument verwendet werden soll, kann unter »Optionen | DMS-Optionen« vorgegeben werden.

Register

Im Feld »Register« kann festgelegt werden, in welchem Register das Dokument beim jeweiligen Mandanten abgelegt wird. Ist die gewählte Vorlage bereits einem Register zugeordnet ( »Stammdaten | Vorlagenverwaltung | Vorlage markieren | Datei | Eigenschaften«) wird dieses Register für das neue Dokument vorgeschlagen.

Dokumententyp

Der Dokumententyp für neue Dokumente wird aufgrund der Definition unter »Optionen | DMS-Kanzleioptionen« eingetragen.

Übergabe an FRISTEN

Das Dokument kann an FRISTEN übergeben werden.

Voraussetzungen

  • Programmverbindung zu FRISTEN muss aktiv sein:
    »Optionen | DMS-Kanzleioptionen«
  • Bei den einzelnen Dokumententypen muss festgelegt werden, ob jeweils eine Übergabe an FRISTEN (Postein- bzw. -ausgang) erfolgen soll:
    »Stammdaten | Dokumententypverwaltung«
  • Bei Ablage eines Dokuments wird (je nach gewähltem Dokumententyp) die Übergabe an FRISTEN vorgeschlagen.

Aktiv

Wird in der Auflistung der Dokumente der sog. Aktiv-Filter eingeschaltet, werden nur  Dokumente gefunden, bei denen das Häkchen in diesem Feld gesetzt ist.

Geschützt

Ein Dokument kann mit dem Vermerk »Geschützt« versehen werden. Beim Öffnen eines geschützten Dokuments erscheint dann ein entsprechender Hinweis:

Standarddatei
Standarddatei

Zeitraum / Jahr

Mit den Eingabefeldern »Zeitraum / Jahr« wird das Dokument einem Veranlagungszeitraum zugeordnet. Über eine Vorgabe unter »Optionen | DMS-Optionen« können diese Felder bei einem neuen Dokument auch leer vorgeschlagen werden.

Benutzer-Schlagwörter

Je nach Vorgabe unter »Stammdaten | Dokumententypen« sind die dort aktivierten Schlagwörter  in den Dokument-Eigenschaften anwählbar oder nicht.

Bearbeiter

Dem bei einem Dokument hinterlegten Bearbeiter wird das entsprechende Dokument in seinem Postkorb unter »Bearbeitung | Postkorb Bearbeiter« angezeigt. Dort kann er eine weitere Bearbeitung des Dokuments vornehmen.

Wiedervorlage am

Erfolgt im Feld »Wiedervorlage am« ein Eintrag, wird das Dokument erst im Postkorb angezeigt, wenn das entsprechende Datum erreicht ist.

Menü »Datei«
Dateieigenschaften

Die Dateieigenschaften zeigen z. B. den Ablageort des Dokuments oder dessen Erstellungsdatum an.

E-Mail erstellen

Über die Schaltfläche <E-Mail erstellen> wird das Dokument in MS-Word bzw. -Excel (je nach gewählter Vorlage) geöffnet und dort die entsprechenden Platzhalter gefüllt. Anschließend wird das fertige Dokument dargestellt und steht zum Versand über MS-Outlook bereit.

4. E-Mail-Versand

Einzel-E-Mail

Standarddatei
Standarddatei
Feld
Erläuterung

Empfänger

Nach dem Füllen der Platzhalter wird der Text am Bildschirm dargestellt. Die E-Mail-Adresse des Empfängers wird angezeigt und könnte ggfs. verändert werden.

Institutionsauswahl

Über die Schaltfläche <Institutionsauswahl> kann gewählt werden, ob das Dokument an den Mandant oder z. B. an dessen Finanzamt versandt werden soll.

Betreff

Der Betreff wird aufgrund des Dokumentennamens vorgeschlagen und kann ebenfalls verändert werden.

Anhänge

Falls zusätzliche Dokumente als Anhang zur E-Mail versandt werden sollen, können diese über die Schaltfläche <Hinzufügen> (beliebiger Speicherort) oder <Hinzufügen aus DMS> (Dokumentenauswahl in DMS) ausgewählt werden.

Senden

Es erfolgt der Versand der E-Mail über MS-Outlook.

Als Entwurf speichern

Die E-Mail wird nicht versendet. Sie wird als »Entwurf« in DMS abgelegt und kann jederzeit weiterbearbeitet und später versendet werden.

Hinweis
Diese Funktion steht nicht für Serien-E-Mails zur Verfügung.

E-Mail-Text bearbeiten

Der Text einer Einzel-E-Mail kann an dieser Stelle bearbeitet werden.

Wichtige Hinweise

Über diese Schaltfläche erhalten Sie wichtige Infos zur benötigten Einrichtung von Microsoft Outlook.

Serien-E-Mail

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Feld
Erläuterung

Empfänger

Wurden mehrere E-Mail-Empfänger gewählt, ist keine individuelle Eingabe einer E-Mail-Adresse möglich.

Betreff

Der Betreff wird aufgrund des Dokumentennamens vorgeschlagen und kann verändert werden.

Anhänge

Falls zusätzliche Dokumente als Anhang zur E-Mail versandt werden sollen, können diese über die Schaltfläche <Hinzufügen> ausgewählt werden.

E-Mail-Text

Achtung
Der Text einer Serien-E-Mail kann nicht verändert werden. Der gewünschte Text muss bereits in der Vorlage der E-Mail enthalten sein.

Alle E-Mails senden

Bei Klick auf die Schaltfläche <Alle E-Mails senden> erfolgt der Versand der E-Mails über MS-Outlook.

Wichtige Hinweise

Über diese Schaltfläche erhalten Sie wichtige Infos zur benötigten Einrichtung von Microsoft Outlook.

TESTMAIL senden an

Über die Schaltfläche <TESTMAIL senden an> kann an eine beliebig gewünschte E-Mail-Adresse eine einzelne E-Mail zur Kontrolle versandt werden.

Ablage von eingegangenen E-Mails

Durch die automatische Aktivierung der Verbindung (beim Programmstart von DMS) steht im Programm Microsoft Outlook die Schaltfläche <E-Mails an Agenda DMS> zur Verfügung. Damit kann eine eingegangene E-Mail (inkl. Anhänge) in DMS abgelegt werden.

Bei Office 2007 und 2010 befindet sich diese Schaltfläche im Register »Add-Ins«.
Bei Office 2013 ist sie im Register »Agenda« zu finden.

Dokumente in Word/Excel bearbeiten

1. Neues Word-Dokument im DMS speichern

  • In Microsoft Word das gewünschte Dokument erstellen
  • »Register: AGENDA | Speichern unter«
  • Abfrage mit <Dokument> bestätigen

2. Bereits im DMS abgelegte Dokument in Microsoft Word öffnen

  • Microsoft Word öffnen
  • »Register: AGENDA | Öffnen«
  • Abfrage zur Verwendung der Dokumentenauswahl mit <Ja> bestätigen
  • Achtung
    Wird ein bereits im DMS gespeichertes Dokument geöffnet, müssen Änderungen daran über »Datei | Speichern« gespeichert werden. Eine erneute Speicherung über »Datei | Speichern unter« würde das Dokument ein zweites Mal im DMS ablegen!

3. Neues Excel-Dokument im DMS speichern

  • In Microsoft Excel das gewünschte Dokument erstellen
  • »Register: Add-Ins (Office 2007/2010) bzw. Register: AGENDA (Office 2013) | Speichern unter«
  • Abfrage mit <Dokument> bestätigen

4. Bereits im DMS abgelegte Dokument in Microsoft Excel öffnen

  • Microsoft Excel öffnen
  • »Register: Add-Ins (Office 2007/2010) bzw. Register: AGENDA (Office 2013) | Öffnen«
  • Abfrage zur Verwendung der Dokumentenauswahl mit <Ja> bestätigen
  • Achtung
    Wird ein bereits im DMS gespeichertes Dokument geöffnet, müssen Änderungen daran im Register »Add-Ins«/»AGENDA« über »Speichern« gespeichert werden. Eine erneute Speicherung über »Speichern unter« würde das Dokument ein zweites Mal im DMS ablegen!

Auswertungen aus den Agenda-Anwendungen automatisch in DMS ablegen

  1. In der Anwendung ARBEITSPLATZ legen Sie unter »Optionen | Einstellungen DMS« im Register »DMS-Auswertungen« fest, welche Auswertungen automatisch bei Druckausgabe im Programm DMS abgelegt werden.
     
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  2. Zusätzlich kann im Register »DMS-Allgemein« definiert werden, in welchem Register die jeweiligen Auswertungen abgelegt werden.
     
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Für die Programmbereiche »Rechnungswesen« und »Personalwesen« gibt es folgende Unterschiede bei der Bereitstellung der Auswertungen:

  1. Mandant mit monatlicher USt-VA oder LSt-A
     
    Die Bereitstellung aller Auswertungen ( »ARBEITSPLATZ | Optionen | Einstellungen DMS« ) an DMS erfolgt beim Sofortversand oder beim Bereitstellen nach ZDÜ.
     
    Das Übergeben von bestimmten Auswertungen z. B. nur Primanota ist beim Ausführen des Stapeldrucks durch Markierung der gewünschten Auswertung möglich.
  2. Mandant mit vierteljährlich/jährlicher USt-VA oder vierteljährlicher LSt-A
     
    Die Bereitstellung der Auswertungen an DMS erfolgt beim Ausführen des Stapeldrucks.
  3. Tipp
    Im Register »DMS-Allgemein« können Sie angeben, ob bei der automatischen Übergabe der Auswertungen eine entsprechende Hinweismeldung erscheinen soll.
     Die Auswertungen z. B. in der Anwendung FIBU werden über »Auswertungen | Stapeldruck« in DMS abgelegt.
     
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Auswertungen aus Agenda-Anwendungen über die Bildschirmansicht in DMS ablegen

Auswertungen aus den Agenda-Anwendungen als PDF in Agenda DMS ablegen

  • Druckvorschau in den verschiedenen Auswertungen über das Symbol SANSICHT aufrufen
  • Übergabe über das Symbol pdf_dok

Beispiel aus Agenda FIBU

FIBU: »Auswertungen | Buchungserfassung | Primanota«
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Register und Dokumententyp für die Ablage vorbelegen

DMS: »Optionen | DMS-Kanzleioptionen«

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Dokumente aus Fremdprogrammen ablegen

Über den Drucker »Agenda DMS PDF Drucker« können Sie über die Druckfunktion in jedem beliebigen Fremdprogramm ein Dokument als PDF-Datei im Programm DMS ablegen.

Beispiel

Schritt 1

  • Öffnen Sie das entsprechende Dokument.
  • Rufen Sie die Druckfunktion auf (z. B. »Datei | Drucken«).
     
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Schritt 2

  • Wählen Sie den Drucker »Agenda DMS PDF Drucker« aus.
  • Starten des Druckvorgangs.
     
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Schritt 3

  • DMS-Verschlagwortung ausfüllen.
     
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Schritt 4

  • Schaltfläche <Dokument erstellen>
  • Das Dokument steht im DMS als PDF-Datei zur Verfügung:
     
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Achtung
Arbeiten Sie im Programm DMS mit mehreren Kanzleien, kann unter »Optionen | DMS-Optionen« bestimmt werden, ob bei Ablage der Dokumente jeweils eine Kanzlei-Auswahl erscheint oder ob die Dokumente immer in eine fest definierte Kanzlei importiert werden sollen.

Scannen

Über einen angeschlossenen Scanner können Dokumente direkt im DMS abgelegt werden.

Die Geräte werden über die sog. TWAIN-Schnittstelle gesucht. D. h. die verwendeten Geräte müssen diese Schnittstelle unterstützen (z. B. »Dell 2335dn« oder »Sceye Dokumentenkamera«).

  1. »Bearbeitung | Dokumentenverwaltung«
  2. »Transfer | Scanner Datei-Import / Scannen«
  3. Achtung
    Werden mehrere gescannte Dokumente markiert und in einem Vorgang über <Weiter> eingelesen, werden alle Bilder in einer Datei gespeichert! Für die Anzeige ist dann ein entsprechendes Bildbearbeitungsprogramm notwendig, dass diese Möglichkeit berücksichtigt.

Import / Export

1. Import von Dokumenten

Wenn bereits bestehende Dokumente, wie Briefe (.doc), Excel-Tabellen (.xls) oder jedes andere Format (z. B. .pdf), im Programm DMS einem Mandanten zugeordnet werden sollen, kann dazu die Import-Funktion verwendet werden.

  • »Bearbeitung | Dokumentenverwaltung«
  • Mandant wählen
  • wegweiser_klein »Transfer | Datei-Import / Scannen«
  • Option »Dateien importieren« markieren
  • über die Schaltfläche <Importordner wählen> den entsprechenden Ordner wählen (in dem sich die zu importierenden Dateien befinden)
  • Tipp
    Unter »Optionen | DMS-Kanzleioptionen« kann eine feste Vorgabe für den Import-Ordner definiert werden.
    Ebenso ist dort die Vorgabe eines Import-Dokumententyps möglich. D. h. für jedes zu importierende Dokument wird dieser Typ vorgeschlagen.
    Hinweis
    Wurde der Import-Ordner gewählt, erscheinen im oberen linken Bereich die Dateinamen der Dokumente. Durch Markieren eines oder mehrere Dokumente können diese importiert werden.
    Hinweis
    Sind mehrere Dokumente für den Import markiert, erscheint bei Klick auf die Schaltfläche <Weiter> die Abfrage, ob die folgende Verschlagwortung für alle Dokumente identisch gelten soll oder eine Einzelverschlagwortung pro Dokument gewünscht ist. Je nach Wahl werden die Dokumente dann entsprechend im DMS abgelegt.

2. Import von Vorlagen

  • wegweiser_klein »Stammdaten | Vorlagenverwaltung«
  • »Transfer | Import | Eigene Vorlagen«

Nach dem Import müssen diese Vorlagen noch mit den Platzhaltern für die gewünschten Informationen, z. B. für die Mandantenadresse, versehen werden (siehe Vorlagenverwaltung).

3. Export von Dokumenten

Für eine Bearbeitung der Dokumente außerhalb des Agenda-Programms kann ein Export der Dokumente durchgeführt werden.

  • »Bearbeitung | Dokumentenverwaltung«
  • »Transfer | Export Dokument«
  • gewünschte Dokumente auswählen
    Die Auswahl der Dokumente kann über die Eingabe einer Mandantennummer erfolgen oder über die Suchfunktion SUCHEN. Ebenso können die Dokumente eines bestimmten Jahres (rechts oben) ausgewählt werden. Welche Vorgehensweise hier geeignet ist, hängt davon ab, welche Dokumente exportiert werden sollen.
  • zu exportierende Dokumente markieren (z. B. <Strg+A> für alle Dokumente)
  • »Transfer | Export Dokument«
  • Tipp
    Unter »Optionen | DMS-Kanzleioptionen« kann eine feste Vorgabe für den Export-Ordner definiert werden.
    Hinweis
    Beim Export wird zusätzlich eine CSV-Datei (kann mit MS-Excel geöffnet werden) erstellt. In dieser Datei sind die exportierten Dokumente und ihre Eigenschaften aufgelistet.

4. Export von Vorlagen

Die im DMS vorhandenen Vorlagen können für eine Bearbeitung außerhalb des Agenda-Programms exportiert werden.

  • wegweiser_klein »Stammdaten | Vorlagenverwaltung«
  • Vorlagen markieren (eine oder mehrere)
  • »Transfer | Export Vorlage«

Weitere Funktionen

Postkorb nutzen

1. Postkorb allgemein

Im allgemeinen Postkorb werden alle Dokumente aufgelistet, die keinem Bearbeiter zugewiesen sind und nicht als erledigt markiert sind.

Zuordnung zu einem Bearbeiter vornehmen:

  • »Bearbeitung | Postkorb Allgemein«
  • Schaltfläche <Bearbeiter zuweisen>

Dieser Mitarbeiter bekommt das Dokument dann in »seinem« Postkorb unter »Bearbeitung |  Postkorb Bearbeiter« angezeigt.

2. Postkorb Bearbeiter

Jeder Mitarbeiter bekommt die ihm zugeordneten Dokumente aufgelistet.

Voraussetzung zur Verwendung des Postkorbs:

Damit ein Vorschlag für den »Postkorb Bearbeiter« möglich ist, muss bei jedem Bearbeiter in den Stammdaten sein Windows-Anmeldename hinterlegt werden (siehe »Bearbeiter«).

Zuordnung eines Dokuments zu einem Bearbeiter vornehmen:

  • »Bearbeitung | Postkorb Allgemein«
  • Schaltfläche <Bearbeiter zuweisen>

ODER

  • »Bearbeitung | Dokumentenverwaltung«
  • Dokument markieren
  • »Datei | Eigenschaften«
  • »Bearbeiter« wählen

Dokument im Postkorb bearbeiten:

Die Bearbeitung eines Dokuments ist über die entsprechenden Schaltflächen möglich (z. B. <Beantworten>).

Die Kennung, ob die Bearbeitung eines Dokuments erledigt ist, kann entweder im Postkorb über die Schaltfläche <Erledigt> gesetzt werden oder in den Dokument-Eigenschaften des jeweiligen Dokuments.

3. Postkorb eines anderen Bearbeiters einsehen

Über die Benutzerverwaltung kann bestimmt werden, dass ein Mitarbeiter in den Postkorb eines anderen Mitarbeiters nicht wechseln darf:

  • »ARBEITSPLATZ | Alle Anwendungen«
  • »Benutzerverwaltung« aufrufen
  • mit Administrator-Rechten anmelden
  • »Bestand | Benutzergruppen«
  • betreffende Benutzergruppe öffnen
  • Schaltfläche <Zugriffsrechte ändern>
  • Programm »DMS« wählen
  • Funktion »DMS -Postkorb anderer Bearbeiter« in den Bereich »Gesperrte Funktionen« verschieben

4. Wiedervorlage von Dokumenten

Wird in den Eigenschaften eines Dokuments ein Wiedervorlage-Datum angegeben, wird das Dokument erst im Postkorb (»Allgemein« oder »Bearbeiter«) angezeigt, wenn das entsprechende Datum erreicht ist.

Papierkorb-Funktionen

Werden in der Dokumentenverwaltung Dokumente über das LOESCH-Symbol gelöscht, legt das System diese Dokumente in der Papierkorb-Funktion ab.

1. Dokumente im Papierkorb einsehen

  • »Bearbeitung | Dokumentenverwaltung«
  • »Papierkorb | Papierkorb öffnen«

2. Dokumente aus dem Papierkorb wiederherstellen

  • »Bearbeitung | Dokumentenverwaltung«
  • »Papierkorb | Papierkorb öffnen«
  • ein oder mehrere Dokumente markieren
  • »Datei | papierkorb_wiederherstellen Wiederherstellen«

3. Dokumente aus dem Papierkorb löschen

  • »Bearbeitung | Dokumentenverwaltung«
  • »Papierkorb | Papierkorb öffnen«
  • ein oder mehrere Dokumente markieren
  • »Datei | LOESCH Löschen«
  • Achtung
    Erfolgt die Löschung eines Dokuments im Papierkorb oder eine Leerung des Papierkorbs sind diese Dokumente endgültig gelöscht und nicht wiederherstellbar.

4. Löschprotokoll zum Papierkorb

Über das Löschprotokoll kann jederzeit nachvollzogen werden, welcher Benutzer ein Dokument gelöscht, wiederhergestellt bzw. endgültig gelöscht hat (aus dem Papierkorb gelöscht).

  • »Bearbeitung | Dokumentenverwaltung«
  • »Papierkorb | Löschprotokoll einsehen«
Angabe
Erläuterung

»... befindet sich im Papierkorb«

Das Dokument wurde in der Dokumentenverwaltung gelöscht und damit im Papierkorb abgelegt. Es kann wiederhergestellt werden.

»... wurde wiederhergestellt«

Das Dokument wurde aus dem Papierkorb wieder in die Dokumentenverwaltung aufgenommen.

»... wurde aus dem Papierkorb gelöscht«

Das Dokument wurde in der Dokumentenverwaltung gelöscht und anschließend aus dem Papierkorb ebenfalls gelöscht. Es kann nicht wiederhergestellt werden.

5. Papierkorb-Funktionen für bestimmte Benutzer sperren

Ob ein Benutzer Zugriff auf den Papierkorb erhält, kann im Programm BENUTZER bestimmt werden.

  • »ARBEITSPLATZ | Alle Anwendungen«
  • »Benutzerverwaltung« aufrufen
  • mit Administrator-Rechten anmelden
  • »Bestand | Benutzergruppen«
  • betreffende Benutzergruppe öffnen
  • Schaltfläche <Zugriffsrechte ändern>
  • Programm »DMS« wählen
  • Funktion »DMS - Dokumenten-Papierkorb« in den Bereich »Gesperrte Funktionen« verschieben

Hilfe

Empfehlungen für Agenda DMS

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»Hilfe | Infos für Anwender«

Nr. 0801 – Outlook - empfohlene Einstellungen

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Bei allen Fragen, die Sie nicht über das Hilfesystem lösen können, stehen Ihnen unsere Anwendungsberater gerne zur Verfügung.

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