Authentifiziertes Versenden von Steuerdaten

Info für Anwender Nr. 0908

Datum: 09.10.2020

Das Info beschreibt die authentifizierte Übermittlung von Steuerdaten an die Finanzverwaltung. Dabei werden die Steuerdaten mit einem elektronischen Zertifikat signiert.

Voraussetzung

Für den authentifizierten Versand benötigen Sie ein ELSTER-Software-Zertifikat. Das Zertifikat hat die Wirkung einer elektronischen Unterschrift, über die Sie eindeutig als Datenübermittler identifiziert werden können.

Das ELSTER-Software-Zertifikat erhalten Sie bei der Registrierung bei Mein ELSTER.

Bei Mein ELSTER handelt es sich um das Dienstleistungsportal der Finanzverwaltung, über das jeder Steuerpflichtige ein kostenloses elektronisches Zertifikat erhalten kann. Die Internetadresse von Mein ELSTER lautet: https://www.elster.de/eportal/start

Rechtliche Information

Die gesetzlichen Voraussetzungen für die elektronische Übermittlung sind in der Abgabenordnung
(§ 87a AO) sowie in der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung (StDÜV) geregelt.

Gemäß § 6 Abs. 1 StDÜV ersetzt bei der Übermittlung von Steuerdaten die Authentifizierung des Datenübermittlers die persönliche Unterschrift auf Steuererklärungen.

Elektronisch authentifizierte Übermittlung

Beachten Sie die Pflicht zur elektronischen authentifizierten Übermittlung für folgende Fälle:

Steuerart

Pflicht zur authentifizierten Übermittlung ab

Einkommensteuererklärung unter Mitwirkung von Angehörigen steuerberatender Berufe

VZ1 2017

Einkommensteuererklärung für beschränkt Steuerpflichtige (ESt 1 C)

VZ1 2013

Einkommensteuererklärung mit der Anlage

  • EÜR
  • 34a EStG

VZ1 2017

Umsatzsteuererklärung

VZ1 2017

Gewerbesteuererklärung

EZ2 2017

Gesonderte und einheitliche Feststellung

VZ1 2011

Gesonderte Feststellung

VZ1 2011

Körperschaftsteuererklärung (KSt 1A)

VZ1 2011

Körperschaftsteuererklärung für Vereine (KSt 1B)

VZ1 2014

Körperschaftsteuererklärung für beschränkt Steuerpflichtige (KSt 1 C)

VZ1 2014 (erstmaliger authentifizierter Versand in VZ 2013)

E-Bilanz (Jahresabschluss)

VZ 2013 (erstmaliger authentifizierter Versand in 2014)

E-Bilanz (Eröffnungsbilanz)

01.01.2013 (bei Unternehmensgründung in 2013)

Kapitalertragsteuer-Anmeldung

VZ1 2010

Lohnsteuerbescheinigung

VZ1 2009

Umsatzsteuer-Voranmeldung

01.01.2013 für alle Anmeldezeiträume

Antrag auf Dauerfristverlängerung

Anmeldung der Sondervorauszahlung

Lohnsteuer-Anmeldung

Zusammenfassende Meldung

1VZ – Veranlagungszeitraum
2EZ – Erhebungszeitraum

Elektronischen Übermittlung

Beachten Sie die Pflicht zur elektronischen Übermittlung für folgende Fälle:

Steuerart

Pflicht zur elektronischen Übermittlung ab

Einkommensteuer mit Einkünften aus

  • Land- und Forstwirtschaft3
  • Gewerbebetrieb3
  • Selbstständiger Arbeit3

VZ3 2011

3Übermittlung ohne Authentifizierung nur zulässig, wenn kein Angehöriger der steuerberatenden Berufe mitgewirkt hat

Einkommensteuererklärungen ohne die oben aufgeführten Anlagen müssen nicht elektronisch übermittelt werden. Sie können in gedruckter Form bei der Finanzverwaltung eingereicht werden.

Bei Abgabe einer Steuererklärung ohne Authentifizierung muss die komprimierte Steuererklärung nach dem Sendevorgang ausgedruckt, vom Steuerpflichtigen unterschrieben und auf dem Postweg an das Finanzamt übermittelt werden. Dies entfällt bei authentifizierter Datenübermittlung.

Agenda empfiehlt generell die Übermittlung mit dem authentifizierten Verfahren. Das Verfahren bietet folgende Vorteile:

  • Alle oben genannten Anmeldungen und Erklärungen werden einheitlich übermittelt.
  • Sie profitieren von einem Höchstmaß an Sicherheit bei der Datenübermittlung an die Finanzverwaltung.

Wegfall der komprimierten Erklärung bei Steuerberatern

Die Finanzverwaltung hat für Angehörige der steuerberatenden Berufe die komprimierte Erklärung abgeschafft. Dies gilt für Steuererklärungen ab dem Veranlagungszeitraum 2017. Die komprimierte Erklärung wird ersetzt durch ein sogenanntes Freizeichnungsdokument. Damit kann der Mandant (Steuerpflichtiger) dem Steuerberater die Vollständigkeit und Richtigkeit der Steuererklärung bestätigen.

Vorgehensweise

Registrierung bei Mein ELSTER

Das elektronische Zertifikat erhalten Sie über eine Registrierung bei Mein ELSTER. Sie können wählen zwischen dem

  • persönlichen Zertifikat
  • Organisationszertifikat

Zertifikat

Agenda-Empfehlung

Beschreibung

Persönliches Zertifikat

Nicht empfohlen

Das persönliche Zertifikat ist für jeden Steuerpflichtigen gedacht, der über eine private Steuernummer verfügt. Die Registrierung kann auch mit der persönlichen Steueridentifikationsnummer durchgeführt werden.

Organisationszertifikat

Empfohlen

Das Organisationszertifikat ist für alle
Firmen, Gesellschaften, Vereine usw. gedacht, die über eine betriebliche Steuernummer verfügen.

1. Organisationszertifikat bei Mein ELSTER beantragen

  1. Browser starten und diese Internetadresse eingeben:
    https://www.elster.de/eportal/registrierung-auswahl/kontotyp
  1. »Zertifikatsdatei (empfohlen)« wählen und auf <Auswählen> klicken.
     
  2. Achtung
    ZDÜ unterstützt für den elektronischen Versand ausschließlich die Zertifikatsdatei!
    1. Als Registrierungsart »Für eine Organisation (Arbeitgeber, Firma, Verein)« wählen und auf <Weiter> klicken.
       
    2. Registrierung durchführen. Alle erforderlichen Angaben eingeben.
       
  • Name des Benutzerkontos: Wurde bereits in der Vergangenheit eine Registrierung vorgenommen, müssen Sie bei der erneuten Registrierung einen neuen Namen verwenden.
  • Die Angaben werden an die Finanzverwaltung übermittelt und überprüft. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Bestätigungslink.
  • Bestätigungslink anklicken.
  • Sie erhalten eine weitere E-Mail mit einer Aktivierungs-ID. Die Aktivierungs-ID benötigen Sie für die spätere Freischaltung Ihres Benutzerkontos bei Mein ELSTER.
  • Nach Prüfung der Angaben schickt die Finanzverwaltung per Post einen Aktivierungscode (Dauer bis zum Erhalt: ca. 5 Tage).
  • Hinweis
    Fragen bzgl. der Registrierung richten Sie direkt an ELSTER.
    Dort finden Sie häufige Fragen (FAQ). Die Agenda-Hotline kann leider keine Auskunft geben.

2. Benutzerkonto bei Mein ELSTER freischalten und Zertifikat speichern

  1. Benutzerkonto mithilfe der Aktivierungs-ID und des Aktivierungscodes bei Mein ELSTER freischalten. Während der Freischaltung Ihres ELSTER-Benutzerkontos erhalten Sie das elektronische Zertifikat.
  1. Zertifikat mit Vergabe einer PIN auf Ihrer Festplatte speichern. Die PIN kann später über Mein ELSTER geändert werden.
  2. Achtung
    Die PIN darf maximal 20 Stellen lang sein!
    Agenda ZDÜ lehnt längere PINs beim Versand ab.
    1. Speicherort des Zertifikats notieren, um es in der Agenda-Software hinterlegen zu können.
    2. Hinweis
      Als Speicherort am besten einen Ordner im Agenda-Installationsverzeichnis anlegen (z. B. Laufwerk:\Agenda\ZDUE\Elster-Zertifikat\). Dann wird das Zertifikat bei Ihrer regelmäßigen externen Datensicherung automatisch mitgesichert!

      Standard-Speicherort des ELSTER-Software-Zertifikats

      Der Standard-Speicherort des ELSTER-Software-Zertifikats ist bei Windows 7, Windows 8 bzw. 8.1 oder Windows 10:

      C:\Users\Benutzername oder C:\Benutzer\Benutzername
      Beispiel für Benutzername »Mueller«: C:\Benutzer\Mueller

      Der Dateiname des Zertifikats enthält i. d. R. folgenden Zusatz:
      _elster_2048

      Die Dateiendung lautet:
      *.pfx

Zertifikat in Agenda-Software hinterlegen

Für die Übermittlung können als Absenderangaben entweder die Kanzlei- oder die Mandantendaten verwendet werden.

1. Kanzleidaten oder Mandantendaten als Absender festlegen

  1. Anwendung ZDÜ starten
    (z. B. über »ARBEITSPLATZ | Alle Anwendungen | Zentrale Datenübermittlung).
  1. »Optionen | ZDÜ-Optionen« wählen.
     

2. Wenn die Kanzleidaten als Absender verwendet werden sollen

  1. ARBEITSPLATZ: »Bestand | Kanzleidaten bearbeiten« öffnen.
  1. Auf Register »ELSTER-Zertifikate« klicken.
  1. Alle drei Optionen in der Gruppe »Authentifiziertes Versenden« aktivieren (wenn gewünscht).
     
  1. Gegebenenfalls bei allen drei Optionen mit Klick auf das Zertifikat hinterlegen.
  2. Hinweis
    Wenn das authentifizierte Verfahren in unterschiedlichen Kanzleien genutzt werden soll, hinterlegen Sie auch dort ein Software-Zertifikat (wie beschrieben).

3. Wenn die Mandantendaten als Absender verwendet werden sollen

  1. Mandanten öffnen: »ARBEITSPLATZ | Mandant | Neuanlage & Bearbeiten | Adressdaten bearbeiten«.
  1. Auf Register »ELSTER-Zertifikate« klicken.
  1. Alle drei Optionen in der Gruppe »Authentifiziertes Versenden« aktivieren (wenn gewünscht).
     
  1. Gegebenenfalls bei allen drei Optionen mit Klick auf das Zertifikat hinterlegen.
  2. Hinweis
    Möchten Sie das authentifizierte Verfahren in unterschiedlichen Mandanten nutzen, hinterlegen Sie auch dort ein Software-Zertifikat (wie beschrieben).

Authentifizierte Übermittlung von Steuerdaten

Die Steuerdaten können entweder in den Anwendungen direkt oder über Agenda ZDÜ versendet werden. Gehen Sie in Agenda ZDÜ wie folgt vor:

Daten authentifiziert übermitteln

  1. Steuerdaten in den folgenden Anwendungen bereitstellen: Agenda FIBU, LOHN, ESt, USt, GewSt, GuE und KSt bereitstellen. Die genaue Vorgehensweise finden Sie in der jeweiligen Anwendung oder in Nr. 0900 beschrieben.
  1. Agenda ZDÜ starten. Klick auf die Favoriten:
  • Anmeldesteuern | Register: Bereitgestellte Anmeldesteuern
  • Jahressteuererklärungen | Register: Bereitgestellte Jahressteuererklärungen
  • Jahresabschlüsse | Register: Bereitgestellte Jahresabschlüsse
  • Lohnsteuerbescheinigungen | Register: Bereitgestellte Lohnsteuerbescheinigungen
  1. Schaltfläche <Daten senden> anklicken, um die Steuerdaten zu versenden.
  1. PIN eingeben. Das ist bei jedem Übermittlungsvorgang notwendig.
  2. Hinweis
    Wenn die Kanzleidaten als Absenderangabe verwendet werden, werden alle Steuerdaten in einem Schritt mit der PIN verschickt. Werden die Mandantendaten als Absenderangabe verwendet, ist bei jedem Mandanten die PIN für das entsprechende Zertifikat einzugeben.
    1. Die Übertragungsprotokolle werden automatisch nach dem Sendevorgang gedruckt.
    2. Hinweis
      In den gesendeten Jahressteuererklärungen ( »Bearbeitung | Jahressteuererklärungen | Register: Gesendete Jahressteuererklärungen«) und in den gesendeten Jahresabschlüssen
      ( »Bearbeitung | Jahresabschlüsse | Register: Gesendete Jahresabschlüsse«) erkennen Sie an der Spalte »Authentifiziert«, ob die Daten mit Zertifikat versandt wurden.

      Informationen zum Sofortversand in den Anwendungen FIBU, LOHN und in den Steueranwendungen finden Sie in Nr. 0900 .

Details

Elektronische Zertifikate

Über Mein ELSTER können Sie drei unterschiedliche elektronische Zertifikate erhalten:

Registrierungsart

Erläuterung

Software-Zertifikat

Bei dieser Registrierungsart wird das Zertifikat als verschlüsselte Datei auf einem Rechner gespeichert. Die Registrierungsart ist kostenlos. Nur dieses Zertifikat kann für den Versand von Daten in Agenda ZDÜ verwendet werden.

Sicherheitsstick

Bei dieser Registrierungsart befindet sich das Zertifikat auf einem kostenpflichtigen USB-Stick, der mit einem Schutzmechanismus ausgestattet ist. Das Zertifikat wird nicht für die Datenübermittlung mit Agenda ZDÜ unterstützt.
Der Sicherheitsstick kann nur für die Vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt) verwendet werden.

Nr. 86227 – Vorausgefüllte Steuererklärung

Signaturkarte

Bei dieser Registrierungsart befindet sich das Zertifikat auf einer Signaturkarte. Die Signaturkarte erwerben Sie von einem Anbieter für Signaturkarten, z. B. die Bundesdruckerei (D-Trust). Die Signaturkarte ist Voraussetzung für die elektronische Steuerkontenabfrage ( Info 0910 ) und kann auch für die Vorausgefüllte Steuererklärung ( Nr. 86227 – Vorausgefüllte Steuererklärung ) genutzt werden. Für die authentifizierte Datenübermittlung per Agenda ZDÜ kann die Signaturkarte nicht verwendet werden.

Mit und ohne Authentifizierung übermitteln

Grundsätzlich kann man für den gleichen Mandanten die Steuerdaten mit und ohne Authentifizierung übermitteln. Dies wird nicht empfohlen.

Wenn das authentifizierte Verfahren bereits verwendet wurde, sollten Sie es auch weiterhin nutzen. Mischen Sie nicht die Übermittlung mit oder ohne Authentifizierung bei einer Art von Steuererklärungen. Anderenfalls erhalten Sie eine Rückfrage seitens der Finanzverwaltung.

Hinweis
Bei Mischung der Verfahren sortiert die Finanzverwaltung die Steuererklärungen aus. Sie werden am folgenden Tag gesondert geprüft. Dies führt bei Versand am gesetzlichen Übermittlungstermin zu einer Fristüberschreitung, was Verspätungszuschläge zur Folge haben kann.

Sie können allerdings das authentifizierte Versenden bei Lohnsteuerbescheinigungen verwenden und dennoch z. B. Einkommensteuererklärungen des gleichen Mandanten ohne Authentifizierung versenden.

Mandant von einem anderen Steuerberater übernehmen

Wenn Sie einen Mandanten einer anderen Kanzlei übernehmen und der Mandant bereits an der authentifizierten Datenübermittlung teilgenommen hat, informieren Sie am besten die Finanzverwaltung. Dadurch werden Rückfragen wegen des abweichenden Zertifikats vermieden.

Wenn nicht bekannt ist, ob der Mandant bereits authentifizierte Daten übermittelt hat, wenden Sie sich ebenfalls an die Finanzverwaltung. Damit werden Verzögerungen bei der Bearbeitung vermieden.

ELSTER-Software-Zertifikats verlängern

1. Absenderangaben in ZDÜ

In ZDÜ prüfen, welche Absenderangaben verwendet werden: »Optionen | ZDÜ-Optionen«.

Standarddatei
Standarddatei

2. Speicherpfad, wenn Absender = Kanzlei

Bei Absenderdaten = Kanzleidaten prüfen Sie den Pfad zum ELSTER-Software-Zertifikat wie folgt:
»ARBEITSPLATZ | Bestand | Kanzleidaten bearbeiten | Register: ELSTER-Zertifikate«.

Standarddatei
Standarddatei

Pfad für die spätere Verlängerung des Zertifikats im ElsterOnline-Portal notieren.
Beispiel für Speicherpfad: D:\Elster-Zertifikat\Simon & Partner GmbH_Elster_2048.pfx

3. Speicherpfad, wenn Absender = Mandant

Bei Absenderdaten = Mandantendaten prüfen Sie den Pfad zum ELSTER-Software-Zertifikat wie folgt: »ARBEITSPLATZ | Mandant | Neuanlage & Bearbeiten | Mandant wählen | Schaltfläche: Bearbeiten | Register: ELSTER-Zertifikate«.

Standarddatei
Standarddatei

Pfad für die spätere Verlängerung des Zertifikats im ElsterOnline-Portal notieren.
Beispiel für Speicherpfad: D:\Elster-Zertifikat\L & LGmbH_Elster_2048.pfx

4. ELSTER-Zertifikat bei Mein ELSTER verlängern

  1. Im Browser folgende Internetadresse eingeben:
    https://www.elster.de/eportal/login/softpse
  1. Mit Zertifikatsdatei einloggen:
     
  1. Mit Klick auf <Durchsuchen> Pfad zum Software-Zertifikat hinterlegen
    (im Beispiel: D:\Elster-Zertifikat\L & LGmbH_Elster_2048.pfx).
  2. Passwort (PIN) erfassen. Auf <Login> klicken.
  3. Das Software-Zertifikat wird verlängert. Software-Zertifikat unter dem gleichen Pfad und dem gleichen Namen speichern wie das ursprüngliche Zertifikat (im Beispiel: D:\Elster-Zertifikat\L & LGmbH_Elster_2048.pfx).
  4. Neues Zertifikat laut Anweisungen aktivieren.
  5. Verlängertes ELSTER-Software-Zertifikat wie unter Seite beschrieben hinterlegen.

Passwort (PIN) zum ELSTER-Software-Zertifikat vergessen

Haben Sie das Passwort zu Ihrem ELSTER-Software-Zertifikat vergessen, fordern Sie bei Mein ELSTER ein neues Passwort an.

Vorgehensweise

  1. Im Browser folgende Internetadresse eingeben: https://www.elster.de/eportal/login/softpse
  2. <Jetzt einloggen> klicken.
     
  3. <Passwort vergessen> klicken und Anweisungen folgen.
     
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