Agenda Unternehmens-Portal

Info für Anwender Nr. 86207

Datum: 25.11.2020

Allgemeine Funktionen

Login

Melden Sie sich im Unternehmens-Portal über folgende Website an: agenda-unternehmens-portal.de.

Tipps zu Ihrem Browser:

  • Erstellen Sie in Ihrem Browser einen Favoriten für das Unternehmens-Portal.
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Benutzerkonto

Passwort ändern

Sie können jederzeit Ihr Passwort für das Agenda Unternehmens-Portal ändern.

Hinweis
Das Passwort wird auch verwendet für das Login der Cloud-Anwendungen (Bank Online, Auswertungen Online usw.), den Versand der DEÜV-Daten und Datensicherung Online.

Vorgehensweise
  1. Login: agenda-unternehmens-portal.de.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf <Benutzer verwalten>.
     
  3. Benutzermenü öffnen und auf »Passwort ändern« klicken.
     
  4. Passwörter erfassen und auf <Passwort ändern> klicken.
     
  5. <OK>.
     

E-Mail-Adresse ändern

Sie können jederzeit Ihre E-Mail-Adresse für das Agenda Unternehmens-Portal ändern.

Hinweis
Die E-Mail-Adresse wird auch für das Login der Cloud-Anwendungen (Bank Online, Auswertungen Online usw.) und den Versand der DEÜV-Daten verwendet.

Vorgehensweise
  1. Login: agenda-unternehmens-portal.de.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf <Benutzer verwalten>.
     
  3. Benutzermenü öffnen und auf »E-Mail-Adresse ändern« klicken.
     
  4. Neue E-Mail-Adresse und aktuelles Passwort erfassen.
     
  5. Auf <E-Mail ändern> klicken.
  6. <OK>.
     
  7. Sie erhalten eine Bestätigung-E-Mail an Ihre neue E-Mail-Adresse.
  8. E-Mail öffnen und auf Bestätigungslink klicken.
  9. <OK>.
     

Agenda Online-Zertifikat anfordern

Im Unternehmens-Portal können Sie jederzeit ein neues Agenda Online-Zertifikat anfordern. Nutzen Sie bereits ein Agenda Online-Zertifikat, wird Ihr altes Agenda Online-Zertifikat bei der Neuanforderung automatisch gesperrt!

Jeder Mitarbeiter sollte mit einem eigenen Agenda Online-Zertifikat arbeiten.

Vorgehensweise
  1. Login: agenda-unternehmens-portal.de.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf <Benutzer verwalten>.
     
  3. Benutzermenü öffnen und auf »Agenda Online-Zertifikat anfordern« klicken.
     
  4. Auf <Jetzt anfordern> klicken.
     
  5. Auf <OK> klicken.
     
  6. Agenda Online-Zertifikat aus der E-Mail speichern.
     

Wir empfehlen, das Agenda Online-Zertifikat auf einem USB-Stick zu speichern

Konto löschen

Sie können Ihr eigenes Benutzerkonto im Unternehmens-Portal selbst löschen.

Achtung

  • Löschen Sie Ihr Benutzerkonto, können Sie sich auch nicht mehr bei den Cloud-Anwendungen (Bank Online, Auswertungen Online usw.) und dem DEÜV-Daten-Versand einloggen.
  • Die E-Mail-Adresse eines gelöschten Benutzerkontos kann im Unternehmens-Portal nicht mehr verwendet werden!

Vorgehensweise
  1. Login: agenda-unternehmens-portal.de.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf <Benutzer verwalten>.
     
  3. Benutzermenü öffnen und auf »Konto löschen« klicken.
     
  4. Auf <OK> klicken.
     

Andere Benutzer verwalten

Erstbenutzer

Der Erstbenutzer verfügt über administrative Benutzerrechte. Er kann:

  • weitere Benutzerkonten hinzufügen
  • Benutzerrechte verwalten
  • anderen Benutzern das Recht »Benutzer verwalten« übertragen

Benutzer hinzufügen

Der Erstbenutzer kann weitere Benutzer zum Unternehmens-Portal und zu den Cloud-Anwendungen hinzufügen. Der neu hinzugefügte Benutzer erhält anschließend sein persönliches Login-Passwort und das Agenda Online-Zertifikat per E-Mail.

Vorgehensweise
  1. Klicken Sie in der Menüleiste auf <Benutzer verwalten>.
     
  2. klicken.
  3. E-Mail-Adresse des Benutzers angeben:
     
    Agenda-Kundenbereichslogin vorhanden Benutzer im Auswahlfeld auswählen.
     

     
    Agenda-Kundenbereichslogin nicht vorhanden Neue E-Mail-Adresse eingeben und Benutzerdaten erfassen.
     

     
    Neben dem Benutzer-Login wird zusätzlich ein Agenda-Kundenbereichslogin erstellt.
  1. Benutzerrechte vergeben.

Benutzerrechte bearbeiten

Zwei Beispiele sind:

  • Ein Anwender soll weitere Rechte bei einer Cloud-Anwendung erhalten.
  • Der Zugriff auf einzelne Mandanten soll gesperrt werden.
Vorgehensweise
  1. Klicken Sie in der Menüleiste auf <Benutzer verwalten>.
     
  2. Benutzer anklicken und auf klicken.
  3. Benutzerrechte bearbeiten.
  4. <Speichern>.

Benutzer sperren

Vorgehensweise
  1. Klicken Sie in der Menüleiste auf <Benutzer verwalten>.
     
  2. Benutzer anklicken und auf klicken.
  3. <Manuell gesperrt> anhaken.
     
  4. <Speichern>.

Benutzer löschen

Hinweise

  • Löschen Sie Ihr Benutzerkonto, können Sie sich auch nicht mehr bei den Cloud-Anwendungen (Bank Online, Auswertungen Online usw.) und dem DEÜV-Daten-Versand einloggen.
  • Die E-Mail-Adresse eines gelöschten Benutzerkontos kann im Unternehmens-Portal nicht mehr verwendet werden!

Vorgehensweise
  1. Klicken Sie in der Menüleiste auf <Benutzer verwalten>.
     
  2. Benutzer anklicken und auf klicken.
  3. <Ja>.
  4. <Speichern>.

Suchen und Sortieren

Hinweis
Die folgenden Punkte betreffen nur die alte Ansicht des Unternehmens-Portals.

Ansichten nach Kanzleien und Mandanten sortieren

Über die Mandanten-Auswahl können die Ansichten nach Kanzleien und Mandanten sortiert werden.

Standarddatei
Standarddatei

Spalten konfigurieren

Die Spalten der tabellarischen Ansichten sind beliebig konfigurierbar.

Vorgehensweise
  1. anklicken.
  2. Spalte mit einblenden.
  1. Spalte anklicken und konfigurieren.

Bedienung

Symbol

Erläuterung

Blendet Spalten aus der aktuellen Ansicht aus.

Verschiebt die markierte Spalte in der Reihenfolge nach oben.

Verschiebt die markierte Spalte in der Reihenfolge nach unten.

Fügt eine Gruppierung in der gewählten Spalte ein.

Sortiert die gewählten Spalten auf- bzw. absteigend.

Ändert die Ausrichtung der gewählten Spalte in links- bzw. rechtsbündig oder zentriert.

Berechnet die Summe der gewählten Spalte.

Erweiterte Suche

Mit der erweiterten Suche können Sie:

  • Ansichten anhand bestimmter Kriterien filtern
  • über bzw. verschiedene Suchkriterien miteinander kombinieren
Vorgehensweise
  1. <Erweitere Suche> klicken.
  2. Suchkriterium auswählen.
     
  3. Bedingung auswählen.
     
  4. Wert eingeben.
     

5. <Suchen>.

Favoriten

Hinweis
Die folgenden Punkte betreffen nur die alte Ansicht des Unternehmens-Portals.

Standard-Favoriten

Agenda stellt Ihnen für die häufigsten Auswertungen vorgefertigte Favoriten zur Verfügung.

Vorgehensweise
  1. klicken.
  2. Standard-Favorit auswählen:
     

Favorit erstellen

Vorgehensweise
  1. Zur gewünschten Ansicht (z. B. »Kassenbuch erfassen«) wechseln, für die ein Favorit angelegt werden soll.
  2. In der Menüleiste auf klicken.
  3. Bezeichnung eingeben.
     
  4. <Speichern>.
  5. Erstellten Favorit aufrufen: klicken.

Favorit bearbeiten

Vorgehensweise
  1. klicken.
  2. Favorit klicken.
     
  3. Favorit bearbeiten.
    Beispiel: Bearbeitung einer Auswertung Eingabe des Mitarbeiternamens.

Cloud-Anwendungen

Bank Online

Mit der Cloud-Anwendung Bank Online erhalten Sie Zugriff auf Funktionen im Unternehmens-Portal.
Nr. 86202 – Schnelleinstieg Bank Online

Aktivierte Bankverbindungen

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Aufgelistet werden alle aktivierten Bankverbindungen.

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Verfügbare Kontoauszüge

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Aufgelistet werden alle Kontoauszüge, die von Bank Online bereitgestellt wurden. In der Spalte »Eingelesen am« sehen Sie, ob ein Auszug bereits in der Anwendung FIBU eingelesen wurde.

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Hinweis
Kontoauszüge können beliebig oft über die FIBU abgeholt werden. Sie bleiben für aktivierte Bankverbindungen 10 Jahre lang im Agenda-Rechenzentrum gespeichert.

 

Bereitgestellte Zahlungen

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Aufgelistet werden alle Zahlungen, die mit Bank Online übertragen wurden.

Standarddatei
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Hinweis
Die Spalte »Bearb.-Stand« zeigt an, ob die Zahlung erfolgreich an die Bank übertragen wurde. Falls ein Fehler auftritt, wird er ebenfalls in der Spalte »Bearb.-Stand« angezeigt. Von einigen Banken erfahren wir auch den Ausführungszeitpunkt.

Einstellungen verwalten

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Sie können folgende Einstellungen konfigurieren:

  • E-Mail-Benachrichtigung für Änderungen des Bearbeitungsstands bei der Bank.
    (Standard: nur Fehler mitteilen)
  • E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein Konto durch die Bank freigegeben wurde.
    (Standard: Ja)

Belegverwaltung Online

Mit der Cloud-Anwendung Digitales Belegbuchen erhalten Sie Zugriff auf Funktionen im Unternehmens-Portal:

  • in der Steuerberater-Version (Beleg-Empfänger)
  • in der Mandanten-Version (Beleg-Sender)

Weitere Informationen:
Nr. 1200 – Digitales Belegbuchen mit Agenda FIBU und ANLAG (über Rechenzentrum)

Bereitgestellte Belege

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Im Bereich »Bereitgestellte Belege« sehen Sie alle Belege, die zur Verbuchung bereitgestellt wurden. Die Belege wurden bei der automatischen Texterkennung um Buchungssatzvorschläge ergänzt.

Beachten Sie Folgendes:

  • Der Steuerberater sieht alle gesendeten Belege seiner Mandanten.
  • Der Mandant sieht nur die Belege, die er selbst an den Steuerberater gesendet hat.
  • In der Spalte »Status« sieht man, ob ein Beleg bereits über Agenda Finanzbuchführung abgeholt wurde.
Standarddatei
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Belegstatus

Status

Erläuterung

Analysiert

Diese Belege sind neu und wurden durch die OCR-Erkennung geleitet.

Belegerkennung deaktiviert

Diese Belege sind neu. Es fand keine OCR-Erkennung statt.

Abgeholt

Diese Belege wurden bereits mithilfe Agenda FIBU abgeholt, aber noch nicht verbucht.

Belege bearbeiten

Die gesendeten Belege können vor dem Abholen durch den Berater noch bearbeitet werden.

Falls bei der automatischen Texterkennung nicht alle Daten auf dem Beleg erkannt wurden, können Sie diese hier vervollständigen.

Vorgehensweise
  1. Belegordner auswählen.
  2. Doppelklick auf den Beleg.
  3. Beleg editieren (nur bei Status »analysiert« möglich).
  4. Hinweis
    In der Mandanten-Version können keine Konto- bzw. Gegenkonto-Informationen bearbeitet werden.

    1. <Speichern>.

Belegarchiv

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Im Belegarchiv finden Sie alle verbuchten Belege (Status: »Verbucht«).

Hinweis
Bei einem bereits verbuchten Beleg können die Daten nur noch eingesehen, aber nicht mehr bearbeitet werden. Trotz elektronischer Ablage im Belegarchiv müssen die Original-Papierbelege weiterhin entsprechend der gesetzlichen Regelungen aufbewahrt werden.

Erweiterte Belegsuche

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In der erweiterten Belegsuche stehen Ihnen beliebig kombinierbare Suchfilter zur Verfügung. Die häufigsten Suchparameter wurden von Agenda vorbelegt. Diese Parameter können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen.

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Papierkorb

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Werden Belege in Agenda Finanzbuchführung gelöscht, landen diese im Papierkorb. Im Papierkorb haben Sie die Möglichkeit, die Belege wiederherzustellen oder endgültig zu löschen.

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Bedienung

Symbol

Erläuterung

Einzelnen Beleg endgültig löschen.

Papierkorb leeren und alle gelöschten Belege endgültig löschen.

Einzelnen Beleg wiederherstellen.

Einstellungen

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Belegerkennung (OCR) durchführen und Buchungsvorschläge bereitstellen.
(Standard: Ja)

Auswertungen Online

Mit der Cloud-Anwendung Auswertungen Online erhalten Sie Zugriff auf Funktionen im Unternehmens-Portal:
Nr. 86209 – Schnelleinstieg Auswertungen Online (Steuerberater-Version)

  • in der Steuerberater-Version
  • in der Mandanten-Version

Auswertungen werden in vier Themenbereichen aufgelistet:

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Der Steuerberater sieht alle bereitgestellten Auswertungen, der Mandant nur die für ihn bereitgestellten.

Mitteilungen

Im Bereich »Mitteilungen« können Berater und Mandant Dateien und Nachrichten auf sicherem Weg austauschen.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie <Mitteilungen>.
     
  2. Wählen Sie über die Schaltfläche eine oder mehrere Dateien aus und ergänzen Sie diese durch eine Nachricht. Alternativ können Sie auch Nachrichten ohne den Anhang von Dateien versenden.
     
  3. Senden Sie die Mitteilung über die Schaltfläche ab.
     

Kassenbuch Online

Mit der Cloud-Anwendung Kassenbuch Online erhalten Sie Zugriff auf Funktionen im Unternehmens-Portal:
Nr. 1206 – Kassenbuch Online mit Agenda FIBU

  • in der Steuerberater-Version
  • in der Mandanten-Version

Posteingang

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Im Posteingang werden alle Kassenbücher aufgelistet.

Der Steuerberater sieht die Kassenbücher aller Mandanten, der Mandant nur die eigenen.

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In der Spalte »Status« sehen Sie, ob ein Beleg bereits über Agenda FIBU abgeholt wurde.

Kassenbuch erfassen

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Über diese Funktion erstellen Sie neue Kassenbücher und erfassen Buchungen.

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Hinweis
Bearbeitete Buchungen werden mit gekennzeichnet. Eine Änderungshistorie finden Sie im Bereich »Administration«:
 

Kassenbuch verwalten

Im Bereich »Kassenbuch verwalten« können Sie die erstellten Kassenbücher bearbeiten.

Vorgehensweise
  1. Doppelklick auf das gewünschte Kassenbuch.
  2. Kassenbuch bearbeiten:
  • Felder, die bei der Buchungserfassung vorbelegt werden sollen.
  • Tagesabhängige Hinweise aktivieren.
  • Bundeslandabhängige Hinweise aktivieren.
  • E-Mail-Benachrichtigung für den Steuerberater aktivieren.
  1. <Speichern>.

Buchungsvorlagen

Für häufig verwendete Buchungen können Sie Buchungsvorlagen erstellen. Eine erstellte Buchungsvorlage wählen Sie in der Kassenbucherfassung aus.

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Details

Benutzerrechte für das Unternehmens-Portal und die Cloud-Anwendungen

Benutzerrechte können sowohl für Cloud-Anwendungen als auch für einzelne Mandanten vergeben werden.

Benutzerrechte können sich auf Funktionen im Unternehmens-Portal und/oder auf Funktionen in den einzelnen Agenda-Anwendungen beziehen (siehe Rechte im Überblick).

Die für Cloud-Anwendungen vergebenen Benutzerrechte ergänzen die bestehenden Benutzerrechte der Benutzerverwaltung in der Agenda-Software (Agenda BENUTZER).

Beispiel:Ein Agenda-Anwender ist als Benutzer in Agenda BENUTZER angelegt und verfügt über ein Login zu Bank Online. In Agenda BENUTZER wurde dem Anwender der Zugriff auf Agenda FIBU gesperrt. Damit bleibt die Berechtigung zum Abruf der Kontoauszüge in Bank Online ohne Auswirkung, weil der Anwender ohne Zugriff auf Agenda FIBU keine Kontoauszüge abrufen kann.
 

Rechte im Überblick

Bereich

Recht

Erläuterungen

Administration

Benutzer verwalten

Benutzer hinzufügen, Benutzer bearbeiten, Benutzer löschen (UNP)

Einstellungen verwalten

Zentrale Einstellungen (UNP)

Protokolle ansehen

Ablaufprotokolle der Cloud-Anwendungen ansehen (UNP)

Bank Online

Kontoauszüge abrufen

Kontoauszüge abrufen (FIBU)

Zahlungen bereitstellen

Zahlungen bereitstellen (FIBU oder ZAHLUNG)

Belegverwaltung Online

Belege senden/empfangen

Belege senden (BELEGTRANSFER),

Belege empfangen (FIBU)

Belegarchiv

Zugriff auf das Belegarchiv (UNP)

Auswertungen Online

Auswertungen senden

Auswertungen bereitstellen (Agenda-Anwendungen)

Dateitransfer

Daten austauschen (UNP)

Personalwesen ansehen

Personalwesen-Auswertungen ansehen (UNP)

Rechnungswesen ansehen

Rechnungswesen-Auswertungen ansehen (UNP)

Steuerberechnungen ansehen

Steuerberechnungsauswertungen ansehen (UNP)

Kassenbuch Online

Kassenbuch abrufen

Kassenbücher abrufen (FIBU)

Kassenbuch erfassen

Kassenbücher erfassen (UNP)

ZDÜ-GKV

ZDÜ-GKV nutzen

GKV-Versendungen (LOHN/ZDÜ)

LGO nutzen

Bereitstellung von LGO-Dokumenten (LOHN/LGO)

Vertragsauskunft

Lohnabrechnungen für Mitarbeiter mit Entgelt (UNP)

Mandantenberechtigung

Die Mandantenberechtigung bezieht sich auf alle Cloud-Anwendungen, die für den Mandanten aktiviert wurden.

Entfernen Sie den Haken vor der Kanzleinummer, um bestimmten Mandanten Zugriffsrechte entziehen.

Standarddatei
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Änderungsprotokoll (GoBD-Protokollierung)

Standarddatei
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Die Aktionen der Benutzer im Unternehmens-Portal und bei Cloud-Anwendungen werden übersichtlich protokolliert. Benutzer mit administrativen Rechten können im Bereich »Änderungsprotokoll« zu jedem Protokolleintrag folgende Daten abrufen:

  • Bearbeiter
  • Datum und Uhrzeit der letzten Aktion
  • Anwendung (Cloud-Anwendung)
  • Aktion (z. B. welchen Bearbeitungsstand eines Belegs)
  • Logeintrag (genaue Beschreibung der Änderung)
Standarddatei
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