Schnelleinstieg Digitales Belegbuchen (Mandanten-Version)

Info für Anwender Nr. 86208

Datum: 01.10.2020

Mit dem Digitalen Belegbuchen laden Sie Ihre buchführungsrelevanten Belege in Ihr elektronisches Archiv im Agenda Unternehmens-Portal. Damit haben Sie alle Belege an einem sicheren Ort und behalten jederzeit den Überblick.

Eine Texterkennung erzeugt automatisch Buchungsvorschläge. Diese können Sie editieren und mit einem Klick dem Belegempfänger bereitstellen. Der Belegempfänger ruft mit Agenda Finanzbuchführung die Belege samt Buchungsvorschläge aus dem Unternehmens-Portal ab und buchen diese.

Ihre Belege laden und bearbeiten Sie direkt mit der Cloud-Anwendung Belegverwaltung Online oder alternativ mit der Anwendung Agenda Belegtransfer.

Vorgehensweisen

Belege in Belegverwaltung Online hochladen und bearbeiten

Voraussetzungen

Sie benötigen Zugangsdaten und einen Freischaltcode zum Unternehmens-Portal. Beides erhalten Sie von Ihrem Berater. Dieser aktiviert für Sie das Digitale Belegbuchen in der Agenda-Software. Danach steht Ihnen Belegverwaltung Online zur Verfügung. Nutzen Sie bereits eine Cloud-Anwendung im Unternehmens-Portal, ist die nachfolgend beschriebene Freischaltung nicht erforderlich.

Digitales Belegbuchen freischalten (falls erforderlich)

Vorgehensweise

  1. Unternehmens-Portal öffnen und mit persönlichen Zugangsdaten anmelden.
     
  2. In der Bestätigungs-Mail auf <E-Mail-Adresse bestätigen> klicken.
  3. Passwort erfassen.
     
  4. Persönlichen Freischaltcode erfassen und <Weiter>.
     

Hochladen

Bevor Sie die Belege hochladen, beachten Sie die Anforderungen in Bezug auf die Scannereinstellung, Dateiformate und -größen.

Vorgehensweise

  1. Ordner wählen.
     
  2. Belegdateien auf Gerät auswählen und per Drag & Drop in den eingerahmten Bereich ziehen.
     
  3. Die Belege werden im Upload-Dialog aufgeführt. Dieser weist darauf hin, ob z. B. ein Beleg die empfohlene Dateigröße übersteigt oder schon einmal hochgeladen wurde. <Hochladen starten> klicken.
     
  4. <Belegseiten ordnen> oder <Beleginformationen bearbeiten> oder <Belege sofort bereitstellen> klicken.
     
  1. Je nach zuvor gewählter Option unterscheidet sich die weitere Vorgehensweise.

Sie entscheiden bei jedem Hochladen mit den Optionen <Belegseiten ordnen>, <Beleginformationen bearbeiten> oder <Belege bereitstellen>, was mit den ausgewählten Belegen im nächsten Schritt passiert.

Option
Beschreibung

Belegseiten ordnen

Ermöglicht die komfortable Nachbearbeitung der Belegseiten. Sie können z. B. falsch eingescannte Seiten drehen oder einzeln gescannte Seiten zu einem Beleg zusammenführen.

Beleginformationen bearbeiten

Wählen Sie diese Option, um die automatisch generierten Werte aus der Texterkennung (Betrag, Rechnungsdatum usw.) zu prüfen, zu korrigieren oder zu ergänzen.

Belege bereitstellen

Die Belege werden ohne Umwege dem Berater bereitgestellt. Wählen Sie diese Option, wenn keine Bearbeitung der Belege erforderlich ist. Die Belege landen im Archiv.

Belegseiten ordnen

Wurde die Option <Belegseiten ordnen> aktiviert, erscheinen die Belege nach dem Hochladen im Bereich »Belegseiten ordnen«. Rechts sehen Sie die Bearbeitungswerkzeuge Belegvorschau, Drehen und Löschen. Sie können einzelne Seiten oder den ganzen Beleg löschen.

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Per Drag & Drop heften Sie einzelne Seiten zu einem Beleg zusammen. Ebenso entheften Sie einen mehrseitigen Beleg oder ändern die Seitenreihenfolge in einem Beleg. Wie es geht, erklärt Ihnen ein Video. Zudem bekommen Sie eine kurze Einführung beim erstmaligen Öffnen von »Belegseiten ordnen«.

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Nach der Bearbeitung der Seiten klicken Sie auf <Nächster Schritt>.
 

Klicken Sie auf <Beleginformationen bearbeiten> oder <Belege bereitstellen>.

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Tipp
Sie können die Belege sammeln, um sie in einem Schritt z. B. monatlich bereitzustellen. Beim Einloggen ins Unternehmens-Portal erhalten Sie auf der Startseite des Digitalen Belegbuchens einen Hinweis, wenn noch Belege offen sind.

Beleginformationen bearbeiten

Haben Sie auf die Schaltfläche <Beleginformationen bearbeiten> geklickt, sehen Sie die Belege in der Vorschau mit den Werten, die die automatische Texterkennung ermittelt hat. Prüfen und ergänzen Sie gegebenenfalls diese Werte.

Starten Sie, nachdem die automatische Texterkennung alle Belege analysiert hat.

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Klicken Sie auf einen Beleg. In der detaillierten Belegvorschau sehen Sie die erkannten Werte. Diese können Sie ohne mit Änderung mit <OK und weiter> übernehmen.
 

Oder Sie ändern die Werte und klicken auf <Speichern und weiter>.

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Eine Kostenstelle oder speziellen Buchungstext fügen Sie mit Klick auf <Buchungsvorschlag> hinzu.

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Bereitstellen

Der nächste Beleg wird angezeigt. Nach Prüfung aller Belege erhalten Sie die Abfrage, ob Sie diese bereitstellen möchten. Klicken Sie auf <Ja>. Nach der Bereitstellung können Sie diese Belege nicht mehr ändern oder löschen.

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Tipp
Sie können die Belege auch hier sammeln, um sie in einem Schritt z. B. monatlich bereitzustellen. Beim Einloggen ins Unternehmens-Portal erhalten Sie auf der Startseite des Digitalen Belegbuchens einen Hinweis, wenn noch Belege offen sind.

Belege bereitstellen

Bereits geprüfte Belege werden mit einem Haken versehen. Wenn Sie sich abmelden, erhalten Sie beim nächsten Einloggen auf der Startseite des Digitalen Belegbuchens einen Hinweis, ob Belege noch offen sind, weil Sie diese zur Bereitstellung in einem Schritt gesammelt haben.

Klicken Sie auf <Belege bereitstellen>.

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Bereitgestellte Belege sind für den Abruf in Agenda Finanzbuchführung freigegeben. Diese Belege können nicht mehr gelöscht und die von der Texterkennung ermittelten bzw. editierten Werte nicht mehr verändert werden.

Belegarchiv

Im Belegarchiv können Sie nach bereitgestellten und verbuchten Belegen filtern. Mit dem Filter »Verbuchte Belege« sehen Sie alle verbuchten und ohne Buchung archivierten Belege. Sie können dabei zwischen der Galerie- und der Listenansicht wechseln.

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Klicken Sie auf einen Beleg, um die detaillierte Belegvorschau mit allen Buchungsdaten zu öffnen.

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Belege mit Belegtransfer hochladen und bearbeiten

Agenda Belegtransfer einrichten

Agenda Belegtransfer ist auf Ihrem PC installiert und eingerichtet. Eine Beschreibung finden Sie im Agenda Kundenbereich. Sie benötigen das Aktivierungsschreiben »Zugangsdaten zum Unternehmens-Portal« vor, das Sie von Ihrem Berater erhalten.

Ihr Scanner muss über eine TWAIN-Schnittstelle verfügen und lokal mit Ihren PC verbunden oder in Ihr Netzwerk eingebunden sein. Das ist nur für das Scannen erforderlich, nicht aber für den Dateiimport. Beachten Sie beim Konfigurieren Ihres Scanners die empfohlenen Einstellung für eine optimale Texterkennung.

Vorgehensweise

  1. »ARBEITSPLATZ | Bestand | Mandant neu«.
     
  2. Mandantennummer, Kurzbezeichnung und Mandantenart erfassen und <Anlegen>.
     
  3. Mandanten-Adressdaten erfassen.
     
  4. Register »Mandat« wählen und Anwendung <Belegtransfer> aktivieren.
     
  5. <Speichern> und <Schließen>.
  6. Favoriten »Anwendungen & Favoriten« und rechts auf <Belegtransfer (anlegen)> klicken.
     
  7. Empfängerdaten Ihres Beraters erfassen. Sie finden diese auf dem Aktivierungsschreiben »Zugangsdaten zum Unternehmens-Portal«, das Sie von Ihrem Berater erhalten. <Weiter>.
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8. Belegordner wählen. Ihre hochgeladenen Belege werden im Agenda-Rechenzentrum in Belegordnern gespeichert. Die Belegordner sollten bestimmten Buchungskreisen in Agenda Finanzbuchführung entsprechen. Stimmen Sie sich diesbezüglich mit Ihrem Berater ab.

9. <Fertigstellen>. Anschließend können Sie Ihre Belege in Agenda Belegtransfer scannen oder gespeicherte Belege importieren.

Belege scannen und hochladen

Verfügt Ihr Scanner über einen Dokumenteneinzug, können Sie mehrere bzw. mehrseitige Belege auf einmal einscannen.

Vorgehensweise

  1. »Agenda ARBEITSPLATZ | Anwendungen & Favoriten | Belegtransfer«.
  2. Favoriten »Belege scannen«.
     
  3. Scanner über wählen. Ziel-Belegordner festlegen und <Scannen>.
     
  4. Gegebenenfalls Belege drehen , Reihenfolge ändern , Heften/Entheften und <Belege senden>.
     
  5. Im Rechenzentrum einloggen.
  6. Hinweis
    Die Login-Daten entsprechen Ihrem Login im Unternehmens-Portal. Das Agenda Online-
    Zertifikat haben Sie im Unternehmens-Portal angefordert und auf Ihrem PC gespeichert.
     

    Die Übertragung ins Rechenzentrum dauert je nach Anzahl und Größe einige Minuten. Die Belege durchlaufen eine Texterkennung. Innerhalb von 10 Minuten stehen die Belege im Bereich »Bereitgestellte Belege« zur Verfügung. Dort können Sie die Werte der Texterkennung nachbearbeiten. Sie können die bereitgestellten Belege in Agenda Finanzbuchführung abholen und verbuchen.

Belege importieren und hochladen

Vorgehensweise

  1. »ARBEITSPLATZ | Anwendungen & Favoriten | Belegtransfer«.
  2. Favoriten »Belege importieren« klicken.
     
  3. Über Ordner mit den gespeicherten Belegen wählen. Ziel-Belegordner festlegen. Belege über markieren und <Importieren>.
     
  4. Gegebenenfalls Belege drehen , Reihenfolge ändern , Heften/Entheften und <Belege senden>. Nachträglich Heften/Entheften können Sie Belege nur, wenn diese im TIFF-Format vorliegen.
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5. Im Rechenzentrum einloggen.

    Hinweis
    Die Login-Daten entsprechen Ihrem Login im Unternehmens-Portal. Das Agenda Online-
    Zertifikat haben Sie im Unternehmens-Portal angefordert und auf Ihrem PC gespeichert.
     

    Die Übertragung ins Rechenzentrum dauert je nach Anzahl und Größe einige Minuten. Die Belege durchlaufen eine Texterkennung. Innerhalb von 10 Minuten stehen die Belege im Bereich »Bereitgestellte Belege« zur Verfügung. Dort können Sie die Werte der Texterkennung nachbearbeiten. Sie können die bereitgestellten Belege in Agenda Finanzbuchführung abholen und verbuchen.

Details

Anforderungen für die optimale Texterkennung

Beachten Sie nachfolgende Hinweise, um optimale Ergebnisse bei der automatischen Texterkennung sicherzustellen. Sie erreichen damit ein bis zu 90 % zutreffendes Ergebnisse bei den Werten zu Betrag, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum usw.

  1. Drucken Sie keine elektronisch vorliegende Belege, um sie zu scannen. Importieren Sie diese stattdessen direkt ins Unternehmens-Portal bzw. in Agenda Belegtransfer.
  2. Die gescannten Belege sollten kleiner als 3 MB sein. Ansonsten erhöht sich die Ladezeit im Unternehmens-Portal und in Agenda Finanzbuchführung.
  3. Scannen Sie Belege nicht schief! Das gilt insbesondere für das Fotografieren von Kassenbelegen.
  4. Glätten Sie die Kassenbelege vor dem Fotografieren. Sorgen Sie vor dem Fotografieren für eine ausreichende Beleuchtung, um Schatten auf den Belegen zu vermeiden.
  5. Bei Kassenbelegen in schlechter Qualität sollten Sie eine Auflösung von 400 dpi bzw. 8 Megapixel verwenden.
  6. Mehrseitige Belege dürfen keine Leerseiten oder reine Textseiten zwischen den Beträgen enthalten. Der Endbetrag muss sich bei mehrseitigen Belegen auf der letzten Seite befinden.
  7. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Steuernummer muss auf den Belege vorhanden und klar lesbar sein. Das ist insbesondere für die Erstellung von Buchungssatzvorschlägen (mit Konto, Gegenkonto usw.) erforderlich.

Datei- und Scaneinstellungen

Art
Datei-/Scaneinstellung

Dateiformat

PDF
TIF
TIFF
PDF

Scanauflösung

300 dpi, 400 dpi (bei kleiner Schrift)

Auflösung Bilddateien

Mindestens 5 Megapixel

Farbe

Schwarz/Weiß

Dateigröße

Nicht größer als 200 KB empfohlen

Seitenanzahl

Maximal 25 Seiten pro Beleg

Belegordner verwalten

Die Ordnerauswahl bietet einen Überblick über alle bisher erstellen Belegordner. Sie sehen, in welchen Ordnern es noch offene Belege gibt.

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Neuen Ordner anlegen

Über legen Sie einen neuen Belegordner an.

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Ordner umbenennen

Über benennen Sie einen Belegordner um.

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Ordner löschen

Sie können einen Belegordner nur löschen, wenn in diesen keine Belege importiert wurden.

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In Belegverwaltung Online suchen

Sie können einen bereitgestellten, verbuchen oder archivierten Beleg suchen. Klicken Sie auf in Belegverwaltung Online oder der Produktauswahl de Unternehmens-Portals.

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Verwenden Sie dazu die Kriterien Dateinamen, Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer usw.

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Beleg herunterladen, drucken oder teilen

Beleg herunterladen oder drucken

Über bzw. laden Sie einen Beleg über die Großvorschau herunter bzw. drucken diesen.

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Zusätzlich können Sie über die Originaldatei des Belegs herunterzuladen.

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Beleg teilen

Öffnen und speichern Sie den Beleg.
 

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Klicken Sie auf und versenden Sie den Beleg.

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