Schnelleinstieg Kassenbuch Online (Mandanten-Version)

Info für Anwender Nr. 86212

Datum: 19.10.2020

Das Info beschreibt, wie Sie Kassenbuch Online in der Mandanten-Version einrichten und Kassenbuchungen erfassen.

Funktionsübersicht

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1. Kassenbuchungen erfassen
 
Sie erstellen ein Kassenbuch anhand der Daten Ihrer Finanzbuchführung und erfassen die laufenden Kassenbuchungen in Kassenbuch Online.

2. Kassenbuchungen festschreiben und bereitstellen
 
Die fertiggestellten Monate schreiben Sie fest und stellen diese Ihrem Steuerberater bereit.
Eine automatisch generierte E-Mail benachrichtigt den Steuerberater über die Bereitstellung.

3. Kassenbuchungen abrufen und verbuchen
 
Ihr Steuerberater liest die bereitgestellten Kassenbuchungen in die FIBU ein und kann die Kontierung in der Buchungserfassung vornehmen.

Organisationsanweisungen

Mit Kassenbuch Online geben wir Ihnen die Funktionen und die technische Infrastruktur an die Hand, die Sie bei der Kassenbuchführung unterstützen.

Beachten Sie nachfolgende Organisationsanweisungen:

Kassenbuchführung in der Webanwendung
 
Sie starten Kassenbuch Online im Agenda Unternehmens-Portal. Hierfür benötigen Sie einen Browser. Wir empfehlen den Google Chrome oder Mozilla Firefox in der jeweils aktuellen Version. Außerdem benötigen Sie den Adobe Reader.

Hinweis zum Pop-up-Blocker
Auswertungen und Dateien werden im Browser als Pop-up-Fenster geöffnet.
Pop-up-Fenster von Agenda dürfen nicht blockiert werden.

Fehlerlose Erfassung
 
Stellt der Betriebsprüfer im Rahmen der Kassenbuchprüfung Mängel fest, kann er von der gesetzlichen Schätzungsbefugnis Gebrauch machen. Deshalb ist es besonders wichtig, formelle und sachliche Fehler in der Kassenbuchführung zu vermeiden.

Buchungsnummer notieren
 
Bei der Erfassung der Kassenbuchung wird eine Buchungsnummer (Lfd. Nr.) erzeugt. Notieren Sie diese Nummer auf dem dazugehörigen Beleg des Geschäftsvorfalls. Dadurch wird der Zusammenhang zwischen Buchungssatz und Beleg hergestellt.

Kassenbuchungen laufend erfassen
 
Kassenbuchungen müssen täglich in Kassenbuch Online erfasst werden.

Kassenbücher lesbar vorhalten
 
Im Rahmen der Kassenbuchführung müssen Daten lesbar vorgehalten werden. Drucken Sie die Kassenbücher monatlich nach der Festschreibung aus. Legen Sie den unterschriebenen Ausdruck mit den dazugehörigen Belegen ab. Sie können zusätzlich Kassenbücher in Dateiform exportieren.

Ersteinrichtung

Zugang zum Unternehmens-Portal einrichten

Ihr Berater registriert Sie für die Nutzung der Cloud-Anwendung Kassenbuch Online. Sie erhalten von Ihrem Berater das Dokument »Zugangsdaten zum Unternehmens-Portal«.

Auf dem Dokument finden Sie Ihre persönlichen Zugangsdaten und Ihren Freischaltcode. Verfügen Sie bereits über einen Zugang, sind die nachfolgenden Schritte nicht erforderlich.

Einstiegsvideo zum Unternehmens-Portal

Vorgehensweise

1. Mit persönlichen Zugangsdaten auf agenda-unternehmens-portal.de anmelden.
 

2. Auf <Jetzt zusenden> klicken.
 

3. Auf den Link in der E-Mail klicken und einloggen.

4. Neues Passwort erfassen und auf <Passwort ändern> klicken.
 

5. Auf <OK> klicken.
 

 
Der Dialog zur Eingabe des Freischaltcodes öffnet sich automatisch.

6. Persönlichen Freischaltcode eingeben und <Weiter> klicken.
 

7. Auf <Hilfe öffnen> klicken.
 

 
Im Hilfebereich finden Sie die weiterführenden Hilfedokumente für das Kassenbuch Online.
 
Erstellen Sie jetzt ein neues Kassenbuch.

Neues Kassenbuch erstellen

Voraussetzung

Um ein Kassenbuch in Kassenbuch Online anzulegen, benötigen Sie folgende Daten aus Ihrer Finanzbuchführung:

Fibu-Kontonummer

Datum des Anfangsbestands

Betrag des Anfangsbestands

Währung

Vorgehensweise

1. Auf <Kassenbuch verwalten> klicken.
 

Hinweis
Falls Sie bereits ein Kassenbuch in Kassenbuch Online erstellt haben, können Sie
weitere Kassenbücher erstellen.

2. Der Ersteinrichtungsassistent öffnet sich automatisch:
 
vergrößern

3. Daten des Kassenbuchs eingeben.

4. Soll Ihr Steuerberater nach der Bereitstellung Ihrer Kassenbuchung per E-Mail benachrichtigt werden, aktivieren Sie die Option <Nach Bereitstellung Steuerberater per E-Mail informieren>.

5. Auf <Kassenbuch erfassen> klicken.

6. Doppelklick auf erstelltes Kassenbuch.
 

7. Erfassungsvorbelegung festlegen.
 
Die aktivierten Datenfelder werden bei der Erfassung einer Kassenbuchung in der Erfassungszeile angezeigt.
 

8. Tagesabhängige Hinweise aktivieren.
 
Wenn Sie an einem der ausgewählten Tage eine Kassenbuchung erfassen, erhalten Sie Hinweismeldungen. Diese Meldungen können für bestimmte Wochentage und Feiertage aktiviert werden.

9. Auf <Speichern und Schließen> klicken.

Arbeiten mit Kassenbuch Online

Kassenbuchung erfassen

Vorgehensweise

1. Auf <Kassenbuch erfassen> klicken.
 

2. Kasse über Listenfeld auswählen.

3. Zeitraum (Jahr, Monat) auswählen.

Hinweis
Es kann kein Monat ausgewählt werden, der in der Zukunft liegt!

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4. Kassenbuchung in der Erfassungszeile eingeben.

Hinweis
Sie können per Mausklick oder Eingabetaste von Feld zu Feld springen.

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Achtung

  • Die Buchungsnummer (Lfd. Nr.) wird automatisch erzeugt. Notieren Sie die Buchungsnummer auf dem dazugehörigen Beleg. Hierdurch wird der Zusammenhang von Kassenbuchung und Beleg hergestellt.
  • Pflichtfelder sind: Einnahme bzw. Ausgabe, Datum, Buchungstext.
  • Nachkommastellen erfassen Sie mit einem Komma.
  • Geben Sie nur den Tag an, wird das aktuelle Jahr und der Monat automatisch ergänzt. Ein vollständiges Datum erfassen Sie mit Punkten (z. B. 01.01.2015).

5. Auf <Speichern> klicken.
 
Die Kassenbuchung wurde erfasst:
 
vergrößern

6. Nächste Kassenbuchung in der Erfassungszeile eingeben.

Kassenbuchung bearbeiten

Achtung

  •  Kassenbuchungen können Sie nur in einem Kassenbuch bearbeiten, das für den betreffenden Monat noch nicht festgeschrieben ist. 
  •  Veränderte Kassenbuchungen werden durch gekennzeichnet. Die Änderung wird protokolliert.

Vorgehensweise

1. Auf <Kassenbuch erfassen> klicken.
 

2. Kasse über Listenfeld auswählen.

3. Zeitraum (Jahr, Monat) auswählen.

4. Doppelklick auf die Kassenbuchung.
 

5. Änderung im Erfassungsfeld eingeben.
 

6. Auf <Speichern> klicken.

Kassenbuchung löschen

Achtung

  • Kassenbuchungen können Sie nur in einem Kassenbuch löschen, das für den betreffenden Monat noch nicht festgeschrieben ist.
  • Gelöschte Kassenbuchungen werden durch gekennzeichnet.
  • Gelöschte Kassenbuchungen werden im Feld »Einnahme« bzw. »Ausgabe« mit dem Wert »0« angegeben.
  • Im Buchungstext erscheint ein Hinweis zur Löschung (z. B. »Buchung gelöscht am 14.02.2015«).

Vorgehensweise

1. Auf <Kassenbuch erfassen> klicken.
 

2. Kasse über Listenfeld auswählen.

3. Zeitraum (Jahr, Monat) auswählen.

4. Kassenbuchung anklicken.
 

5. Auf klicken.

6. Hinweis mit <Ja> bestätigen.

Kassenbuch festschreiben

Achtung
In einem festgeschriebenen Kassenbuch sind keine weiteren Veränderungen mehr möglich! Die Festschreibung kann nicht aufgehoben werden! Die Erfassungszeile wird daraufhin gesperrt:
 

Vorgehensweise

1. Auf <Kassenbuch erfassen> klicken.
 

2. Kasse über Listenfeld auswählen.

3. Zeitraum (Jahr, Monat) auswählen.

4. Auf klicken.
 

5. Hinweis mit <Ja> bestätigen.

Kassenbuch bereitstellen

Voraussetzung

Das Kassenbuch wurde bereits festgeschrieben.

Vorgehensweise

1. Auf <Kassenbuch erfassen> klicken.
 

2. Kasse über Listenfeld auswählen.

3. Zeitraum (Jahr, Monat) auswählen.

4. Auf klicken.
 

5. Hinweis mit <Ja> bestätigen.

Kassenbuch und Kassenerfassungsbericht drucken

Eine Vorschau des ausgedruckten Kassenbuchs bzw. Kassenerfassungsberichts finden Sie nach der Vorgehensweise.

Vorgehensweise

1. Auf »Kassenbuch erfassen« klicken.

2. Auf <Kassenbuch erfassen> klicken.
 

3. Kasse über Listenfeld auswählen.

4. Zeitraum (Jahr, Monat) auswählen.

5. Auf klicken.
 

6. <Kassenbuch> oder <Kassenerfassungsbericht> auswählen.
 

 
Ggf. die Optionen <mit Erstellungshinweis> bzw. <mit Logo> aktivieren.

7. Auf <OK> klicken.

8. PDF abspeichern und ggf. ausdrucken.

Vorschau Kassenbuch

Standarddatei
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Vorschau Kassenerfassungsbericht

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Kassensturzprotokoll drucken

Mit dem Kassensturzprotokoll kann der Bargeldbestand der Geschäftskasse ganz einfach gezählt und
mit dem Kassenbuch abgeglichen werden. So können Differenzen zwischen dem tatsächlichen Bar-
geldbestand und dem Kassenbuch sofort erkannt werden.

Der Bargeldbestand kann für jedes Kassenbuch erfasst und berechnet werden.

Aufruf Kassensturzprotokoll

1. Symbol anklicken.
 

2. Bargeldbestand erfassen.
 

3. Protokoll mit Klick auf drucken, unterschreiben und ablegen.
 

Details

Buchungsvorlagen

Für sich häufig wiederholende Kassenbuchungen können Sie Buchungsvorlagen erstellen. Wenn Sie eine wiederkehrende Buchung erfassen, können Sie aus bereits erstellten Buchungsvorlagen auswählen. Dadurch werden die weiteren Datenfelder (Buchungstext, BU, Gegenkonto und USt %) automatisch befüllt.

Achtung
Sie erstellen eine Buchungsvorlage entweder für Einnahmen oder Ausgaben. Erfassen Sie den Betrag bei Einnahme oder bei Ausgabe, erscheinen die jeweiligen Buchungsvorlagen.

Buchungsvorlagen können Sie während der Kassenbuchführung oder über das Menü »Buchungsvorlagen« erstellen.

Buchungsvorlage bei der Kassenbucherfassung erstellen und auswählen

Buchungsvorlage erstellen

1. Auf <Kassenbuch erfassen> klicken.
 

2. Kasse über Listenfeld auswählen.

3. Zeitraum (Jahr, Monat) auswählen.

4. Kassenbuchung erfassen und Option <als Vorschlag> aktivieren.
 

Hinweis
Es werden nur die Daten für Buchungstext, BU, Gegenkonto und USt % als Vorlage gespeichert.

5. Auf <Speichern> klicken.
 
Die Buchungsvorlage steht jetzt für Einnahmen oder Ausgaben zur Auswahl bereit.

Buchungsvorlage auswählen

1. Betrag der neuen Buchung im Feld »Einnahme« oder »Ausgabe« eingeben.

2. Buchungsvorlage im Listenfeld »Buchungstext« über auswählen.
 

Hinweis
Alternativ geben Sie den ersten Buchstaben der gewünschten Buchungsvorlage ein und klicken sie an.

Buchungsvorschlag über das Menü erstellen

1. Auf <Buchungsvorlagen> klicken.
 

2. Auf klicken.
 

3. Auf klicken.
 

4. Doppelklick auf die gewünschte Kasse.
 

5. Daten der neuen Buchungsvorlagen eingeben.

Hinweis
Die Felder »Buchungstext« und »Art« sind Pflichtfelder.

Standarddatei
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6. Auf klicken.

Weitere Datenfelder zur Kassenbucherfassung hinzufügen

Vorgehensweise

1. Auf <Kassenbuch verwalten> klicken.
 

2. Doppelklick auf gewünschtes Kassenbuch.
 

3. In der Erfassungsvorbelegung weitere Datenfelder über aktivieren.

4. Auf <Speichern und Schließen> klicken.
 

 
Im Beispiel zusätzlich aktiviert: Rechnungsnummer (Re. Nr.), Buchungsschlüssel (BU).
 

Weiteres Kassenbuch erstellen

Voraussetzung

Um ein Kassenbuch in Kassenbuch Online anzulegen, benötigen Sie folgende Daten aus Ihrer Finanzbuchführung:

Fibu-Kontonummer

Datum des Anfangsbestands

Betrag des Anfangsbestands

Währung

Vorgehensweise

1. Auf <Kassenbuch verwalten> klicken.

Standarddatei
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2. Mandant im Listenfeld auswählen.
 

3. Auf klicken.

4. Allgemeine Daten erfassen

Hinweis
Die Pflichtfelder sind mit einem Stern * gekennzeichnet.

5. Erfassungsvorbelegung festlegen.
 
Die aktivierten Datenfelder werden bei der Erfassung einer Kassenbuchung in der Erfassungszeile angezeigt.
 

6. Tagesabhängige Hinweise aktivieren.
 
Wenn Sie an einem der ausgewählten Tage eine Kassenbuchung erfassen, erhalten Sie Hinweismeldungen. Diese Meldungen können aktiviert werden für:

bestimmte Wochentage

Feiertage

7. Auf <Speichern und Schließen> klicken.

Exportieren und Importieren

Sie können Kassenbücher im Excel-Format exportieren oder importieren.

Exportieren

1. Auf <Kassenbuch verwalten> klicken.

Standarddatei
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2. Gewünschtes Kassenbuch markieren und auf klicken.

3. Zeitraum (Jahr, Monat) auswählen.
 

4. Auf <OK> klicken.

5. Datei herunterladen bzw. speichern.

Hinweise

  •  Haben Sie bei dem Download nichts anderes angegeben, finden Sie die Excel-Datei in folgendem Ordner: »C\:Benutzer\Ihr Benutzername\Downloads«.
  • Der Dateiname setzt sich aus dem Namen des Kassenbuchs und aus dem Zeitraum (Jahr, Monat) zusammen.

Importieren

Achtung
Nur noch nicht festgeschriebene Kassenbücher können importiert werden.

1. Auf <Kassenbuch verwalten> klicken.
 

2. Gewünschtes Kassenbuch markieren und auf klicken.

3. Zeitraum (Jahr, Monat) auswählen.
 

4. Auf <Excel-Datei hochladen> klicken.

5. Excel-Datei (mit den enthaltenen Kassenbuchdaten) auswählen.

Der Import startet automatisch. Sie erhalten eine Meldung mit den Informationen zum Import.

Benutzer hinzufügen

Der Erstbenutzer kann im Unternehmens-Portal weitere Benutzer zu Kassenbuch Online hinzufügen. Neu hinzugefügte Benutzer erhalten anschließend Ihre persönlichen Zugangsdaten per E-Mail.

Nr. 86207 – Agenda Unternehmens-Portal

Berechtigungen für Kassenbücher bearbeiten

Voraussetzung

Sie verfügen über administrative Rechte im Agenda Unternehmens-Portal und können somit die Rechte anderer Benutzer von Kassenbuch Online bearbeiten.

Vorgehensweise

1. Unternehmens-Portal öffnen: agenda-unternehmens-portal.de

2. Login.

Hinweis
Die Login-Daten entsprechen Ihrem Login im Kundenbereich.

3. Auf <Benutzer> klicken.
 

4. Benutzerrechte festlegen.

Funktionen in Kassenbuch Online

Zugriff auf die Kassenbücher der angegebenen Mandanten

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5. Auf <Speichern und Schließen> klicken.

Splittbuchung erfassen

Die Splittbuchung dient zur Aufteilung von Einnahmen oder Ausgaben, wenn:

sie unterschiedliche Umsatzsteuersätze enthalten

verschiedene Aufwands- bzw. Erlöskonten zu bebuchen sind.

Der Vorteil liegt in der automatischen Berechnung des Bruttoumsatzes aus Nettobeträgen.

Beispiel:Eine Eingangsrechnung vom Großhandel mit verschiedenen Steuersätzen. Darin sind folgende Positionen enthalten:

+ Wareneingang 19 %                 750 Euro
+ Wareneingang 19 %                 250 Euro
+ Wareneingang 7 %                   100 Euro
+ Wareneingang steuerfrei        100 Euro
= Rechnungsbetrag netto       1.200 Euro

+ Summe Steuer 19 %                 190 Euro
+ Summe Steuer 7 %                        7 Euro

= Rechnungsbetrag brutto      1.397 Euro

Vorgehensweise

1. Unter »Kassenbuch erfassen« den Betrag im Feld »Einnahme« bzw. »Ausgabe« erfassen.
 

2. klicken.
 

3. Meldung mit <Ja> bestätigen.
 

4. Art der Splittbuchung wählen.
 

 
Haben Sie in der Erfassungszeile im Feld »Einnahme« bzw. »Ausgabe« einen Betrag erfasst, wird die Art der Splittbuchung automatisch vorbelegt.

5. Im Feld »Erfassung« die Einstellung »Netto« bzw. »Brutto« wählen.
 

 
Die Option steuert, ob die Beträge brutto (also inklusive Umsatzsteuer) oder netto erfasst werden.
Wählen Sie die Einstellung »Netto«, müssen Sie bei der Erfassung der Buchungen auch der Umsatzsteuersatz angeben.

6. Gesamtbetrag prüfen bzw. manuell erfassen.
 

 
Prüfen Sie den Gesamtbetrag oder erfassen Sie ihn manuell. Im Feld »Summe« werden die Buchungen während der Erfassung aufsummiert. Bei »Restbetrag« sehen Sie den noch offenen Betrag. Die Beträge werden als Bruttobeträge dargestellt.

7. Buchungen erfassen (siehe Beispiel) bis der Restbetrag 0,00 Euro beträgt.
 

Hinweis
Geben Sie den Umsatzsteuersatz (Feld »USt %«) an, wenn Sie die Buchungen in Nettobeträgen erfassen.

8. Splittbuchung abschließen.
Die Splittbuchung ist abgeschlossen, wenn der Splittbetrag komplett aufgeteilt wurde.
 
<Fertigstellen> klicken.
 

9. Die Buchungen wurden in die Kassenbucherfassung übernommen.
 

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